Da Veidekke stod over for nye ændringer i organisationen, blev det synliggjort, at der var et behov for at finde et bedre sagshåndteringssystem til deres afdeling for ”After Market”. De var ikke helt tilfredse med den daværende løsning, som manglede en vigtig funktionalitet, og som samtidig bidrog til, at kunderne ikke fik den tilbagemelding, de burde have fået. Eftersom kunde- og sagsdata var spredt ud på forskellige IT-systemer, blev det vanskeligt at få et tydeligt overblik over, hvad der skulle gøres – og endnu sværere at følge op på.
Før der kunne iværksættes et nyt system, var det nødvendigt at opliste de forskellige behov:
- Få et helhedsbillede over data: Det nye system skal være kernen for Veidekkes fremtidige sagshåndtering, hvor alle kunde- og projektoplysninger samles i ét og samme system. Uanset om du er projektleder, servicetekniker eller underentreprenør, skal vedkommende kunne få adgang til de rigtige data.
- Tydelige og kontrollerede processer: Det skal være enkelt for brugerne at gøre det rigtigt fra starten, så alle brugere arbejder efter samme struktur. Alt indsamlet materiale skal kunne bruges som statistisk grundlag, så det fortsat er muligt at udvikle virksomheden og bidrage til endnu bedre kundeoplevelser.
- Minimere den manuelle administration: Det nye system skal kunne integreres med andre IT-værktøjer og minimere den manuelle og tidskrævende administration, f.eks. import af kunde-, projekt- og objektinformation.