Wie wäre es, eine einfachere Methode zum Unterhalten von Kundenbeziehungen zur Verfügung zu haben – eine echte Traumvorstellung, nicht wahr?  Es ist nämlich traurige Tatsache, dass viele Verkäufer übermäßig viel Zeit nur für die Administrationsarbeit aufbringen. Das allein kann schon frustrierend sein, noch anstrengender ist es aber, wenn die eingetragenen Informationen nicht mit anderen Systemen synchronisiert werden können.

Auf einmal sitzen Sie mit widersprüchlichen Angaben da: “Welche Telefonnummer ist denn nun die richtige??” So muss das aber nicht sein.

Ein richtig eingerichtetes CRM-System hilft Ihnen dabei, Ordnung und Struktur in Ihren Verkaufsprozess zu bringen. Mit der gesamten Kundeninformation an einem Ort können Sie effektiver arbeiten und müssen gleichzeitig weniger Zeit für die Administration aufwenden – davon haben alle etwas.

Hier bekommen Sie sieben smarte Tipps zu den CRM-Funktionen, dank derer sie bald wieder mehr Zeit haben werden, sich auf Ihren Verkauf zu konzentrieren.

1. Machen Sie das CRM-System zu Ihrem Supergedächtnis

Es ist nicht einfach, sich um 10, 15 oder 20 mögliche Geschäftsabschlüsse gleichzeitig zu kümmern. Kann man die Kontrolle über alle Dialoge, Angebote und Follow-Up-Prozesse überhaupt im Kopf behalten?

Nein, ohne technische Unterstützung ist das schwierig. Die meisten Menschen schaffen es “nur”, 7 (+/-2) Dinge gleichzeitig im Arbeitsgedächtnis zu speichern –

warum sollten sie eine Ausnahme sein?

Machen Sie also stattdessen das CRM-System zu Ihrem Supergedächtnis! So haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Geschäftsvorgänge und das System erinnert Sie, falls Sie es vergessen haben sollten, sich bei einem Kunden zu melden oder ein Angebot nachzuverfolgen. Woran Sie erinnert werden möchten, stellen Sie selbst ein.

Planen Sie künftige Aktivitäten und lassen Sie das CRM-System Erinnerungen versenden, sobald die Zeit für eine neues Meeting gekommen ist, ein Verkaufsgespräch nachverfolgt werden oder ein Angebot verschickt werden soll. Diese einfachen Tricks erlauben es Ihnen, viele Deals gleichzeitig zu jonglieren, ohne dass auch nur einer davon durch die Maschen fällt.

2. Pipeline-Management verleiht Ihnen Kontrolle

Ihr Job als Verkäufer ist es, Ihre Verkaufsgespräche voranzutreiben, und allein das kann schon eine Herausforderung sein. Damit Ihnen das gelingt, brauchen Sie eine gute Kontrolle über Ihre Vertriebs-Pipeline, auch bekannt als Sales Funnel oder Trichtermodell.

Pipeline-Management ist eine gute Arbeitsweise, um ein besseres Verständnis für den Verkaufsprozess zu erlangen, denn es vermittelt Ihnen ein deutliches Bild davon, welche Arbeitsschritte als nächstes zu folgen haben, um im Verkaufskreislauf voranzukommen.

Kontrolle über die Vertriebs-Pipeline zu übernehmen bedeutet:

  • Den Fokus bei der Aquise auf die richtigen Kunden richten.
  • Einen strukturierten Verkaufsprozess, ausgehend von einem Aktivitätsplan mit mehreren Stufen, erstellen.
  • Leads und mögliche Geschäftsabschlüsse einschätzen, sodass Sie stets mit den Kunden arbeiten, die Ihren Verkaufszielen am nächsten stehen.
  • Ein CRM-System nutzen, das Sie darüber auf dem Laufenden hält, welche Maßnahmen Sie genau in diesem Moment ergreifen müssen.

Der Vorteil von Pipeline-Management ist, dass es leichter wird, mehrere parallel laufende Verkaufsprozesse gleichzeitig zu bedienen und das Geschäft weiter voranzutreiben. Und wie können Sie wissen, was als nächster Schritt für welches Geschäft zu erfolgen hat?  Ganz einfach, indem Sie Kontrolle über Ihre Vertriebs-Pipeline übernehmen und es Ihrem CRM-System überlassen, Sie durch jeden Schritt des Geschäftsvorgangs zu führen.

3. Eine einzige Kundenkarte mit allem, was Sie brauchen

Verschwenden Sie keine Zeit damit, in Excel-Dateien oder auf Klebezettelchen nach Informationen zu suchen, wer welchem Kunden was versprochen hat.  Rufen Sie stattdessen einfach die entsprechende Kundenkarte im CRM-System auf.

Hier sind Ihre gesamten Geschäftsmöglichkeiten und Kundeninformationen an einem Ort gesammelt.  Das erlaubt Ihnen, Ihre Zeit als Verkäufer für Wichtigeres aufzuwenden, nämlich: Dem Kunden professionell und persönlich zu begegnen.

Beispielsweise folgende Informationen finden sich auf den jeweiligen Kundenkarten:

  • Welche Kontaktpersonen und Angaben haben wir zu diesem Kunden?
  • Welches Produkt/welche Dienstleistung hat dieser Kunde in der Vergangenheit bereits erworben?
  • Haben wir aktuell gemeinsame Anliegen oder Projekte?
  • Wie viel wurde diesem Kunden im letzten Jahr in Rechnung gestellt?

Als Verkäufer sollten Sie nicht tagein, tagaus Detektiv spielen müssen. Es versteht sich ja von selbst: Je mehr Zeit Sie haben, desto mehr Kunden können Sie bearbeiten. Und je mehr Kunden Sie treffen, desto mehr Geschäfte kommen langfristig zustande!

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4. Verknüpfen Sie mehrere Systeme miteinander und verringern Sie Ihren Administrationsaufwand

Das Beste, was Sie tun können, um Ihren Verkauf zu maximieren, ist, den Administrationsaufwand zu minimieren.

Die meisten von uns brechen beim Anblick der täglich anfallenden administrativen Aufgaben nicht gerade in Begeisterung aus,  trotzdem sind diese ein unvermeidbarer (und auch sehr wichtiger) Bestandteil unseres Arbeitsalltages.  Es ist eine dieser notwendigen Aufgaben, die meist sehr zeitaufwendig sind, den Verkaufsprozess aber leider nicht weiter vorantreiben.

Wenn sie aber ein CRM-System richtig anwenden, können Sie viel Zeit sparen. Durch das Integrieren verschiedener Systeme brauchen Sie die Eingabe von Information nur noch einmal vorzunehmen und nicht in jedem System separat von neuem. Zu den üblichen Systemen, die integriert werden, zählt zum Beispiel das E-Mail-Programm oder betriebswirtschaftliche Systeme (ERP).

Eine andere Form der Zeitersparnis ist die Nutzung cleverer Short Cuts. Falls Sie oft Firmeninformation importieren oder neue Verkaufsziele aufsetzen, können Sie für diese Aktivitäten Short Cuts auf der Startseite Ihres CRMs erstellen.

5. Schnell hergestellte Anrufe beim Verknüpfen des CRM-Systems mit der Telefonzentrale

Falls Sie eine Telefonzentrale nutzen, sollte es eine Selbstverständlichkeit sein, diese mit dem CRM-System verknüpft zu bekommen. Denn wenn dann ein im System registrierter Kontakt anruft, können Sie direkt die Kundenkarte mit der kompletten Information über den entsprechenden Kunden aufrufen.

Das ist aber noch nicht alles!

Sie können nämlich auch einen Kontakt direkt aus dem CRM-System anrufen. Das bedeutet, dass die manuelle Eingabe langer Telefonnummern und auch das Suchen der Nummer in langen Telefonkontaktlisten entfällt.  Das spart viel Zeit und macht es leichter, den Fokus auf das zu richten, was wirklich wichtig ist – die Anrufe selbst.

 

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6. Erreichen Sie Ihre Verkaufsziele mit Statistik in Echtzeit

Verfolgen Sie Ihre Verkaufsziele selbst? Atmen Sie tief durch – das dauert nämlich.  Und bei manuellen Berechnungen steigt auch das Fehlerrisiko.  Aus diesem Grund ist es ratsam, das CRM Ihre Vertriebs-Pipeline überwachen zu lassen, damit Sie wissen, was benötigt wird, um Ihre Verkaufsziele zu erreichen.

So bekommen Sie rasch eine Antwort auf die folgenden Fragen:

  • Wie viele Verkaufsgespräche haben Sie im letzten Monat durchgeführt?
  • Wie sieht Ihre Vertriebs-Pipeline aus?
  • Erreichen Sie Ihr Budget-Ziel?
  • Wo liegt die Trefferquote bei Ihren Geschäften?

Indem Sie Ihre Verkaufsziele nachverfolgen, können Sie ein noch besserer Verkäufer werden. Indem Sie Ihre Aktivitäten und Geschäfte im CRM-System protokollieren, können Sie sich mit nur wenigen Klicks eine Statistik über angestrebte Ziele und KPIs erstellen lassen.

Wollen Sie diese Statistik in einer schicken Präsentation mit Grafiken und Bildern erhalten? Integrieren Sie CRM in ein BI-System.

7. Geteilte Freude ist doppelte Freude – lassen Sie andere daran teilhaben, wenn Sie ein Geschäft gewonnen haben

Es ist ein absolut grandioses Gefühl, ein Geschäft abgeschlossen zu haben, und Sie wollen die frohe Botschaft über Ihren Erfolg sicherlich auch Ihrem Chef und den Kollegen nicht vorenthalten.

Mithilfe eines CRM-Systems ist es ganz einfach, andere über Ihre Vertriebs-Pipeline auf dem Laufenden zu halten:  Welche Geschäfte Sie abgeschlossen haben und mit welchen Kunden Sie gerade arbeiten. Und zwar geht das, indem Sie das System mit einem Ihrer internen Kommunikationskanäle verknüpfen, beispielsweise mit Slack, Workplace oder Ihrem E-Mail-Programm.

Sie selbst entscheiden, welche Informationen versendet werden sollen.  Hier sind ein paar Vorschläge:

  • Wer hat das Projekt an Land geholt
  • Name des Kunden
  • Verkaufswert

Sobald Sie einen Geschäftsvorgang als “abgeschlossen” markiert haben, sendet das System automatisch einen entsprechenden Vermerk an die ausgesuchten Empfänger.  Das erspart allen Zeit, sodass Sie sich direkt dem Abschluss weiterer Geschäfte widmen können.

Wollen auch Sie Ihren Verkauf maximieren?

Lassen Sie ein CRM-System die Arbeit für sich erledigen! Wie Sie bereits wissen, besteht die wichtigste Aufgabe eines CRM-Systems darin, Ihnen die Kontrolle über den gesamten Verkaufsprozess und den Kontakt mit Ihren Kunden zu ermöglichen.

Betrachten Sie Ihre eigene Arbeitssituation kritisch: Für welche Punkte würden Sie gern weniger Zeit aufbringen müssen?

Eine der häufigsten Antworten auf diese Frage ist: Administration.

Indem Sie alle Kundendaten gebündelt an einem Ort zur Verfügung haben, können Sie Ihre Zeit für das nutzen, was wirklich wichtig ist, und genau das soll ein CRM-System für Sie als Verkäufer erledigen. Zusammen mit einem klaren Verkaufsprozess haben Sie alles Nötige parat, damit der Verkauf gelingt!

 

Möchten Sie mehr über CRM und die Vorteile eines CRM-Systems erfahren? Lesen Sie Was ist CRM auf unserer Seite