Älvsbytalolle tuli selväksi, että heidän vanha CRM-järjestelmänsä ei vastannut heidän tarpeitaan, kun kävi ilmi, että työntekijöiden käyttöaste oli alle 50 %. Hyvän kokonaiskuvan saaminen järjestelmästä oli vaikeaa eivätkä he olleet tyytyväisiä prosessien käsittelymahdollisuuksiin. Liidit jäivät huomaamatta ja asiakashallinta olisi voinut olla parempaa. Tämä johti siihen, että joitain prosesseja hoidettiin itsenäisesti CRM-järjestelmän ulkopuolella.
Älvsbytalo päätti etsiä uutta ratkaisua. Uuden CRM-järjestelmän tulisi täyttää seuraavat vaatimukset:
- Selkeys: Uuden järjestelmän tulisi olla selkeä, jotta oikea tieto olisi helposti oikean henkilön käytettävissä.
- Muokattavuus: Järjestelmän on oltava muokattavissa ja tarvittavia muutoksia on pystyttävä tehdä myös itse.
- Integraatiot ja automaatiot: Mahdollisuus integraatioihin tuotanto- ja toiminnanohjausjärjestelmiin sekä mahdollisuus automatisoida uusmyynnin prosesseja, kuten tilauksia ja hinnoittelua.
- Käyttötason parannus: Yksi tavoite ja ehdoton vaatimus oli, että uusi järjestelmä nostaisi käyttäjien käyttötasoa ja että järjestelmä todella otetaan kokonaisvaltaisesti käyttöön.