Kun Veidekke kohtasi uusia muutoksia organisaatiossaan, esiin nousi tarve löytää parempi asianhallintajärjestelmä heidän jälkimarkkinointityötään varten. He eivät olleet täysin tyytyväisiä silloiseen, tärkeissä toiminnoissa puutteelliseen ratkaisuun, mikä vaikutti siihen, etteivät asiakkaat saaneet heille kuuluvaa palautetta. Koska asiakas- ja tapaustiedot olivat jaettuina eri IT-järjestelmiin, vaikeutui selkeän yleiskuvan saaminen tehtävistä, ja vielä vaikeampaa oli niiden seuraaminen.
Jotta uudesta järjestelmästä saataisiin toimiva, asetettiin päämäärille selkeät tavoitteet:
- Kokonaiskuvan saaminen tiedoista: Uusi järjestelmä tulee olemaan Veidekken tulevan asianhallinnan ydin, jossa kaikki asiakas- ja projektitiedot kootaan yhteen ja samaan järjestelmään. Riippumatta siitä, oletko projektipäällikkö, huoltoteknikko vai alihankkija, oikeiden tietojen pitäisi olla käytettävissäsi.
- Selkeät ja hallitut prosessit: Oikein tekemisen on oltava käyttäjille helppoa alusta alkaen, jotta kaikki käyttäjät voivat toimia saman rakenteen mukaisesti. Kaikkia kerättyjä materiaaleja on voitava käyttää tilastollisena perustana liiketoiminnan jatkuvaa kehittämistä ja asiakaskokemusten parantamista varten.
- Manuaalisen hallinnon minimointi: Uusi järjestelmä pystytään integroimaan muihin IT-työkaluihin, mikä minimoi manuaalisen ja aikaa vievän hallintotyön, kuten asiakas-, projekti- ja objektitietojen tuomisen.