Zou het niet fijn zijn om een eenvoudigere manier te vinden om je klantrelaties te onderhouden? Want feit is dat veel verkopers een onredelijk deel van hun tijd alleen maar aan administratie besteden. Alleen dat al kan frustrerend zijn, maar het is natuurlijk nóg erger wanneer de informatie die je invoert niet gesynchroniseerd wordt met andere systemen.

En plotseling zit je daar met tegenstrijdige gegevens: “Wat is nu het juiste telefoonnummer?” Maar dat hoeft niet.

Een goed opgezet CRM-systeem helpt je orde en overzicht te creëren in je verkoopproces. Met alle klantgegevens op één plek kun je efficiënter werken. En tegelijkertijd kun je minder tijd besteden aan administratie – en daar haalt iedereen voordeel uit.

Hier krijg je zeven slimme tips voor CRM-functies die je extra tijd geven om je te richten op je verkoop.

1. Laat het CRM-systeem je supergeheugen zijn

Het is niet makkelijk om 10, 15 of 20 zakelijke mogelijkheden tegelijk te hanteren. Kun je gesprekken, offertes en follow-ups allemaal bijhouden in je hoofd?

Nee, dat is lastig zonder technische ondersteuning. De meesten van ons kunnen namelijk 7 dingen (+/-2) tegelijk opslaan in ons werkgeheugen.

Dus hoe krijg je het geregeld?

Laat het CRM-systeem je supergeheugen zijn! Je hebt volledige controle over al je zaken en het systeem herinnert je als je vergeten bent om contact op te nemen met een klant of een follow-up te doen van een offerte. Je kunt zelf instellen waar je een herinnering over wilt krijgen.

Plan toekomstige activiteiten in en laat het CRM-systeem herinneringen sturen als het tijd is om een meeting te boeken, een follow-up te doen van een verkoopgesprek of een offerte te versturen. Deze eenvoudige truc zorgt dat je veel lopende zaken kunt managen, zonder dat je dingen gaat vergeten.

 

Je kunt makkelijk je komende taken zien en kunt snel reageren op de meest kritieke dingen. Met het schemaoverzicht zie je makkelijk wat je vandaag, morgen en de komende weken moet doen.

2. Pipeline management geeft je controle

Je taak als verkoper is het vooruit helpen van je verkoopgesprekken. En dat op zich kan al een uitdaging zijn. Om te slagen moet je je pipeline goed in de gaten houden.

Pipeline management is een goede manier van werken om het verkoopproces te begrijpen. Het geeft je een glashelder beeld van welke stappen er nodig zijn om verder te komen in de verkoopcyclus.

Neem de controle over je sales pipeline door:

  • Je te richten op de juiste klanten tijdens prospecting.
  • Zet een gestructureerd verkoopproces op, op basis van de activiteitenladder.
  • Werk met kwalificatie van leads en zakelijke kansen, zodat je de klant voortdurend in de richting van jouw verkoopdoelen beweegt.
  • Gebruik een CRM-systeem dat je op de hoogte houdt van de maatregelen die je op dit moment moet nemen.

De voordelen van pipeline management zijn dat het makkelijker wordt om meerdere parallelle verkoopprocessen te managen en tegelijkertijd de zaken vooruit te helpen. Dus hoe kun je bijhouden wat je volgende stap is – bij elke deal? Nou, dat doe je door de controle te nemen over je pipeline, en je door alle stappen te laten leiden door je CRM-systeem.

3. Eén klantenscherm met alles wat je nodig hebt

Verspil geen tijd aan het zoeken naar informatie in Excel-bestanden en post-it’s om erachter te komen wat je collega’s aan een bepaalde klant hebben beloofd. In plaats daarvan zoek je eenvoudig het klantenscherm op in het CRM-systeem.

Hier zijn al je zakelijke mogelijkheden en klantinformatie op één plek verzameld. Dit betekent dat je als verkoper je tijd kunt besteden aan wat het belangrijkst is: de klant op een professionele en persoonlijke manier benaderen.

Voorbeeld van wat je ziet op het klantenscherm:

  • Welke contactpersonen en gegevens hebben we van de klant?
  • Welk product/welke dienst heeft de klant eerder gekocht?
  • Hebben we samen lopende zaken of projecten?
  • Hoeveel hebben we ze het afgelopen jaar gefactureerd?

Als verkoper moet je niet dagenlang detective hoeven spelen. Het spreekt voor zich: als je meer tijd over hebt, kun je deze aan meer klanten besteden. En hoe meer klanten je ontmoet, hoe meer deals op de lange termijn!

Download onze poster met 10 concrete tips die je tot een betere B2B-verkoper maken

Download onze 10 beste verkooptips

4. Koppel meerdere systemen en minimaliseer je administratie

Om je verkoop te maximaliseren kun je het beste je administratie tot een minimum beperken.

De meesten van ons staan niet te springen bij het zien van de dagelijkse administratieve taken. Tegelijkertijd is het een onvermijdelijk (en erg belangrijk) moment in onze dagelijkse werkzaamheden. Het is een van de taken die veel tijd in beslag kunnen nemen, wat eigenlijk jammer is omdat het je niet vooruit helpt in het verkoopproces.

Als je een CRM-systeem goed gebruikt, kun je veel tijd besparen. Als je het systeem integreert in andere programma’s die je in je dagelijkse werkzaamheden gebruikt, hoef je niet meerdere keren dezelfde informatie in te voeren. Veelgebruikte systemen om mee te integreren zijn bijvoorbeeld je e-mailclient of bedrijfssysteem (ERP).

Een andere manier om tijd te besparen is het toevoegen van slimme snelkoppelingen. Als je vaak bedrijfsinformatie importeert of nieuwe verkoopdoelen stelt, kun je voor deze handelingen snelkoppelingen creëren op het startscherm van je CRM.

5. Snel bellen wanneer je CRM aan je telefooncentrale koppelt

Als je gebruik maakt van een telefooncentrale is het vanzelfsprekend om deze te koppelen aan je CRM-systeem.  Als een in het systeem geregistreerde contactpersoon je belt, krijg je snel het klantenscherm te zien met alle informatie die je nodig hebt.

Maar daar houdt het niet op!

Je kunt ook rechtstreeks vanuit het CRM-systeem een contactpersoon bellen. Dat betekent dat je niet handmatig lange telefoonnummers hoeft in te voeren of hoeft te zoeken in de contactlijst op je telefoon. Dat bespaart veel tijd en maakt het makkelijk om je te richten op wat belangrijk is – het gesprek zelf.

 

Lees ook: Zo verhoogde New Wave Group hun verkoop met Lime CRM

6. Minder administratie

Doe jij meestal een follow-up van je verkoopdoelen? Laten we dan even samen zuchten – want dat kost tijd. Handmatige berekeningen vergroten ook de kans op fouten. Daarom is het slim om je CRM je pipeline in de gaten te houden, zodat je weet wat nodig is om je verkoopdoelen te bereiken.

Wil je snel antwoord op:

  • Hoeveel verkoopgesprekken je de afgelopen maand gevoerd hebt?
  • Hoe je pipeline eruitziet?
  • Of je je budgetdoel zal bereiken?
  • Hoe groot de hitrate van je zaken is?

Door een follow-up te doen van je verkoopdoelen kun je een nóg scherpere verkoper worden. Als je je activiteiten en zaken logt in je CRM-systeem kun je met slechts een paar klikken statistieken krijgen over gestelde doelen en KPI’s.

Wil je de statistieken mooi gepresenteerd krijgen met grafieken en afbeeldingen? Integreer het CRM-systeem in een BI-tool.

7. Gedeelde vreugde is dubbele vreugde – laat anderen weten wanneer je een deal hebt binnengehaald

Het is zonder twijfel een heerlijk gevoel om een deal te sluiten!  Je wilt het succes natuurlijk kunnen delen met je baas en collega’s.

Met een CRM-systeem is het makkelijk om anderen op de hoogte te houden van je sales pipeline: welke deals je hebt gesloten en met welke klanten je werkt. Dat doe je door het systeem te koppelen met een van jullie interne kanalen voor communicatie, bijvoorbeeld Slack, Workplace of je e-mailclient.

Je bepaalt zelf welke informatie je verstuurt. Je kunt bijvoorbeeld het volgende toevoegen:

  • Wie het project heeft verkocht
  • De naam van de klant
  • De waarde van de deal

Zodra je een deal als “gesloten” hebt gemarkeerd stuurt het systeem automatisch een melding naar geselecteerde ontvangers. Dit bespaart tijd voor iedereen, zodat jullie je kunnen richten op het sluiten van meer deals.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van CRM? Lees hier meer over de betekenis van CRM.