Papierwerk, kosten en vooral; tijd. Het ondertekenen van overeenkomsten is lang een onnodig en omslachtig proces geweest, maar dat hoeft het eigenlijk niet te zijn. 20 jaar geleden waren elektronische handtekeningen al toegestaan als juridisch bindend alternatief voor handgeschreven handtekeningen, onder andere dankzij de ESIGN-wet en de EU-richtlijn voor elektronische handtekeningen.
Tegenwoordig grijpen steeds meer bedrijven de mogelijkheid aan om elektronische handtekeningen aan te bieden, wat het voor gebruikers super makkelijk maakt om direct vanaf een mobiele telefoon of computer een overeenkomst te ondertekenen. Naast een geld-, tijd- en energiebesparing, is het ook een milieuvriendelijk alternatief dat je concurrentievermogen kan vergroten. E-handtekeningen hebben simpelweg heel veel voordelen, waarvan we hieronder een aantal bespreken.
1. Waar, wanneer en hoe je maar wilt (nou, bijna dan)
Elektronische handtekeningen zijn makkelijk. Een afspraak maken voor het ondertekenen van een overeenkomst of wachten op een contract dat per post is verstuurd en vervolgens moet worden teruggestuurd? Dat is verleden tijd! In plaats daarvan kun je je contract rechtstreeks vanaf je computer of mobiele telefoon ondertekenen. Het maakt dus niet uit of je op het strand van de Bahama’s zit of op de bus wacht, iets ondertekenen kan altijd. Als er meerdere personen moeten tekenen, dan is dat ook geen probleem, want iedereen kan het vanaf zijn of haar locatie doen.
2. Bespaar tijd, geld en energie
Tijd is geld, wordt er gezegd. Met e-handtekeningen hoef je je geen zorgen te maken over papierwerk dat verstuurd, ondertekend, gescand en gearchiveerd moet worden. Je kunt in een handomdraai een overeenkomst ondertekenen en als je klaar bent, ben je ook écht klaar. Bedrijven hoeven niet langer uren te besteden aan het verwerken van fysieke documenten maar kunnen in plaats daarvan het hele contractproces binnen enkele minuten afhandelen. Uit een onderzoek van Forrester Consulting blijkt dat e-handtekeningen de daadwerkelijke ondertekeningsstap tot wel 21 keer versnellen in vergelijking met traditioneel ondertekenen. Wat zou dat voor jullie bedrijf betekenen? Als het wordt toegepast op alle verkoopprocessen gedurende één jaar, wordt er snel behoorlijk wat tijd bespaard. Kosten voor printen, porto en vooral tijd voor administratie worden vermeden. Onze eigen tool Lime eSign is ontwikkeld voor gebruiksgemak en is geïntegreerd met Lime CRM, waar het gehele verkoopproces direct wordt beheerd; het uploaden van documenten, communicatie en het ondertekenen.
3. E-handtekening; een synoniem voor veiligheid
Elektronische handtekeningen hebben een hogere veiligheid in vergelijking met de traditionele alternatieven en maken het beduidend lastiger voor vervalsingen. Vaak wordt het ondertekenen gecombineerd met een e-legitimatie die ervoor zorgt dat de juiste persoon een handtekening zet en je niet het risico loop dat de overeenkomst wordt vervalst. Door alle documenten in één systeem te verzamelen, wordt voorkomen dat belangrijke documenten verloren gaan.
4. Iedereen houdt van tevreden klanten
Klanten houden van eenvoud, professionaliteit en vinden het fijn wanneer dingen op rolletjes lopen. Als bedrijf is het extra belangrijk om na te gaan wat klanten daadwerkelijk ervaren als ze contact met jullie opnemen. Het gebruik van e-handtekeningen maakt het voor beide partijen gemakkelijker, en het zendt ook een belangrijk signaal naar de klant wanneer bedrijven al tijdens het ondertekeningsproces prioriteit geven aan een probleemloze ervaring. Tot slot zijn er natuurlijk de milieuvoordelen van een digitale oplossing, wat op zichzelf een klein pluspunt kan zijn voor de moderne besluitvormers van tegenwoordig. Het is geen wonder dat steeds meer mensen de echte voordelen van elektronische handtekeningen beginnen te ontdekken.
Lime eSign is precies wat de naam doet vermoeden – een digitale afsluiting van je cases. Zeg vaarwel tegen verdwenen documenten met een eenvoudige, geïntegreerde handtekening direct in je CRM.