For Älvsbyhus ble det klart at deres gamle CRM-system ikke levde opp til deres behov da det viste seg at brukergraden til de ansatte var lavere enn 50%. Det var vanskelig å få en god oversikt over systemet, og de var ikke fornøyd med hvordan prosessene ble håndtert. Leads falt mellom stolene og kundeoppfølgingen kunne ha vært bedre. Dette resulterte i at noen av prosessene ble håndtert uavhengig, utenfor CRM-systemet.
Älvsbyhus bestemte seg for å lete etter en ny løsning. Det nye CRM-systemet måtte oppfylle disse kravene:
- Oversikt: Det nye systemet måtte være oversiktlig, slik at riktig informasjon ble tilgjengelig for riktig person.
- Tilpasningsbart: Systemet måtte være tilpasningsbart, med mulighet til å gjøre endringer selv.
- Integrasjoner og automatiseringer: Det måtte være mulig å lage integrasjoner med produksjons- og ERP-systemene deres, samt gi muligheter for å automatisere prosessene som påvirker nysalg; bestilling og tilvalg, datainnhold og prissetting.
- Øke brukergraden: Et mål og absolutt krav var at det nye systemet skulle øke brukergraden, slik at det faktisk ble tatt i bruk.