Företag måste effektivisera sina processer och de flesta väljer att förverkliga denna strategi med hjälp av IT-verktyg. Arbetsorderhantering är inget undantag och det finns en rad system på marknaden som automatiserar delar av den processen.  I den här artikeln belyser vi fyra fördelar med att digitalisera hanteringen av dina arbetsordrar.

Vad är ett arbetsordersystem?

En arbetsorder är ett dokument som innehåller information om ett specifikt jobb och som beskriver hur jobbet ska utföras. En arbetsorder kan innehålla instruktioner om plats, tid, omfattning, förväntningar och vem som ska utföra jobbet.

Ett arbetsordersystem innebär att visst arbete kring skapandet, distributionen och hanteringen av arbetsordrarna digitaliseras och blir effektivare eftersom systemet automatiserar återkommande delar i processen. Arbetsorderhantering gör det möjligt, att med uppdateringar i realtid, spåra och hantera arbetsorderinformation. Systemet dokumenterar även alla tidigare arbetsordrar och kan innehålla information om utnyttjade resurser och feedback på utförda arbeten.

En arbetsorder utförs bäst när processen rör sig smidigt framåt ett steg i taget. Det finns flera fördelar med ett väl fungerande arbetsordersystem. Det hjälper till att undvika höga kostnader och att onödig tid läggs ner på manuellt arbete. Även risken för driftstopp i utrustning minskar.

 

Läs också: 5 sätt att öka effektiviteten inom fältservice

Fördelar med att använda ett arbetsordersystem

Ett arbetsordersystem förenklar både planering och hantering av arbetsordrar. Att ha tillgång till information från tidigare jobb gör att framtida planering, resurssättning och beräkning av underhållsarbeten blir lättare att genomföra och analysera.

1. Effektiv hantering och kommunikation

Att ha en sofistikerad arbetsorderhantering är ett av de bästa sätten att öka effektiviteten eftersom det minskar manuellt arbete och eliminerar en mängd kontroller som annars behövs. Anläggnings- och fastighetschefer kan jobba förebyggande med underhåll tack vare att de i realtid kan övervaka både arbeten och utrustningarnas status, och därmed prioritera bättre bland arbetsordrarna. Chefer får automatiska larm om serviceförfrågningar, statusförändringar och nödsituationer och har på så sätt möjlighet att agera snabbt i dessa situationer. Dessutom underlättar systemet en mer effektiv kommunikation mellan anläggningschefer, underhållsarbetare och slutanvändare.

 

Veidekkes kontors- och fältarbetare använder Lime Work Order för smidigare arbetsorderhantering. Det har hjälpt dem att bemöta sina kunder både bättre och proffsigare.

Läs kundcase

2. Bättre produktivitet för underhållsarbetare

En webbaserad arbetsorderhantering är till stor hjälp för underhållsarbetarna ute på fältet, eftersom de kan se arbetsordrar och statusuppdateringar i realtid på vilken enhet som helst. Tack vare att all nödvändig information och specifika instruktioner finns i den digitala arbetsordern kan underhållsarbetarna påbörja sitt arbete omedelbart och utan dröjsmål. Och när de är klara kan de dessutom effektivt uppdatera arbetets status och rapportera detaljer om jobbet via en mobil enhet.

3. Förebyggande underhåll leder till minskade kostnader

En effektiv arbetsorderprocess minskar underhållskostnaderna genom att intelligent allokera jobbet till en underhållsarbetare som har rätt erfarenhet och prisnivå. Vidare kan man välja en arbetare som befinner sig på lämpligt avstånd från platsen för arbetet.  Detta reducerar både tiden och resurserna som behövs för att utföra arbetsordern.

Med en välplanerad process för underhåll och en arbetsorderhantering som övervakar utrustningen kan arbetarna fokusera mer på förebyggande underhåll än kostsamma akuta reparationer. Detta förlänger utrustningens livslängd och innebär minimala driftstopp och därmed minskade kostnader.

4. Bättre planering och budgetering med tillgång till data

Arbetsordersystem kan samla in och mäta data och prestation under tidigare arbetsordrar. Denna information kan användas av företagsledningen för framtida beslutsfattande, resursplanering och budgetering.  Systemet kan också användas för att schemalägga förebyggande underhåll som i sin tur kan leda till färre oförutsedda krascher och utbyten. Schemaläggningen är automatiserad och bygger på befintlig data från tidigare registrerade arbetsordrar.

Sammanfattning

Som framgår av fördelarna som belyses i den här artikeln kan ett för dig anpassat arbetsordersystem automatisera delar av processen och förbättra informationsflödet mellan alla inblandade parter:

  • Automatiserad övervakning och spårning av utrustning innebär minskat manuellt arbete.
  • Mobil tillgång till all information för underhållsarbetarna ute på fältet ökar produktiviteten.
  • Förebyggande underhåll förlänger utrustningens livslängd och minskar kostnaderna.
  • Information från redan registrerade arbetsordrar möjliggör bättre planering och budgetering i framtiden.

 Upptäck Lime Work Order