Hvad gør dig til en professionel ved mødebookning? Er tricket at foretage så mange opkald som muligt? Nej, der er flere strategier til at øge din hitrate, når du booker aftaler. Nogle af de ting, der er vigtige for succes, er struktur, disciplin og opfølgning.
Planlægning af møder kan virke simpelt: Ring til potentielle kunder fra en liste, find et tidspunkt for et møde, og planlæg det i kalenderen. Men hvis du selv har siddet der time efter time og ringet til numre, hvor ingen svarer, ved du, at virkeligheden er anderledes.
Lad os være ærlige, aftalebestilling er gentaget arbejde. Det sværeste er at holde motivationen oppe over tid. Derfor har hele salgsteamet gavn af at arbejde aktivt med strategier for at gøre aftalebestilling så effektiv som muligt.
Byg din mødebookingsstrategi med smarte forberedelser i dit CRM-system.
Find nye kunder direkte i CRM
Hvem køber dine produkter og tjenester? Hvis du har svaret, er det nemt at generere lister over potentielle kunder. Du skal kun opsætte en række kriterier i dit CRM-system. Med en simpel søgning kan du matche dine kriterier med aktuelle virksomhedsoplysninger for ikke kun at finde den rigtige virksomhed, men også den rigtige person.
Effektiv mødebooking er baseret på altid at have en klar liste at ringe til. Listen kan specificeres ud fra et bestemt geografisk område, brancher, titler eller andre forretningskritiske kriterier, der matcher din ideelle kunde. Det vigtige er, at salgsteamet systematisk bearbejder alle kundeemner for at nå ud til så mange potentielle kunder som muligt.
Hvorfor er det mere effektivt at segmentere listen ud fra forskellige kriterier? Det skyldes, at hver enkelt aftalebestiller eller sælger kan forberede sig på netop de udfordringer og situationer, som kendetegner den konkrete kundegruppe. Lad os forklare, hvordan det hele fungerer!
Kvalificeret tidsbestilling, der opfylder kundens behov
Sæt dig selv i kundens situation: Du bliver ringet op fra en sælger, der ønsker at aftale et møde. Hvad afgør, om du siger ja? Det kommer selvfølgelig an på, om du synes, mødet kan løse en udfordring eller et problem. Netop derfor er behovsanalysen særlig vigtig for aftalebestillere, der ofte ringer kold kanvas.
Når du arbejder med segmenterede lister, bliver det nemmere at lave en korrekt behovsanalyse. Det gør du ved at angive fællesnævnerne for alle modtagere på listen. Et eksempel kunne være, at du skal kalde en liste, der indeholder:
- driftsledere
- for private virksomheder
- som omsætter for mellem 50 og 100 mio. om året
- med beliggenhed i København
- der opererer i energibranchen
Se de første samtaler som en mulighed for at stille spørgsmål til din behovsanalyse. Jo bedre du forstår kunden, jo lettere er det at præsentere et tilbud, der skaber værdi for kunden. Det fører os automatisk ind i det næste trin i processen; at producere et manuskript med en rigtig god salgstale.
Derfor har mødebookeren brug for et manuskript til kolde opkald
Skriv et manuskript til dit salgsopkald. Forestil dig kundens indvendinger og skriv modargumenter ned. At bruge et salgsscript betyder ikke at læse højt i telefonen. Nej, det vigtige er den mentale proces, du gennemgår som aftalebestiller. At være mentalt forberedt på spørgsmål og indvendinger er en effektiv måde at kunne møde kunden og give det rigtige svar.
Dit salgsscript sætter retningslinjer og en dagsorden for, hvor du vil føre samtalen. For én ting er sikkert: Du skal hjælpe kunden med at identificere deres behov og præsentere en attraktiv løsning. Formålet med dit salgsscript er at matche kundens behov og øve dit salgsargument, så du kender det som din egen bukselomme. Først da vil du udstråle selvtillid, hvilket er en afgørende faktor for succesfuldt salg.
Øv dit manuskript, gerne sammen med en kollega eller salgscoach, der kan stille modspørgsmål. Når du foretager kolde opkald, så stop lejlighedsvis og evaluer dit salgsmanuskript: Hvad virker, og hvilke dele kan du forbedre?
Tag telefonen og planlæg det næste møde
Du har udarbejdet en liste over aktuelle virksomhedsoplysninger, lavet din behovsanalyse og skrevet et salgsscript. Nu skal du bare tage telefonen for at bestille tid! Det lyder enkelt, men du maksimerer dine resultater med tre enkle tricks:
- Bestem, hvor mange opkald du vil foretage, eller hvor mange møder du vil booke. Ved at sætte klare mål er du sikker på, at din salgspipeline altid er fyldt med et konstant flow af kvalificerede leads.
- Tag dit bedste smil på. Når du smiler, frigives endorfiner, som gør dig rolig. Så er det nemmere at bevare en tone, der udstråler både positivitet og troværdighed under samtalen.
- Led efter kundeværdi i hver samtale. Din opgave er at planlægge så mange møder som muligt. Samtidig ved vi begge, at ikke alle kundeemner vil acceptere. For at holde motivationen oppe kan det hjælpe at se den værdi, du stadig kan skabe for kunden, selv i samtaler med et negativt resultat.
Evaluering er en vigtig del af kvalificeret aftalebooking
“Bare kør” er et godt motto, når det kommer til mødebooking, men i det lange løb kan det godt betale sig at evaluere din salgsteknik, og hvad der egentlig skaber resultater. Det er ikke kun antallet af bookede møder, der er vigtigt, men også kvaliteten af det bookede møde. At planlægge tyve møder, der ikke fører til en forretningsmulighed, er væsentligt værre end fem møder, der alle flytter salgsprocessen fremad.
Hvad er din hitrate for tidsbestilling?
Hvis du har forberedt dig efter alle trinene, kan du strække ryggen med stolthed. Du har nu skabt de bedst mulige betingelser for at øge din hitrate på antallet af bookede møder. Vil du vide din hitrate? Sådan kan du beregne det:
Antal foretaget opkald / antal planlagte møder = hitrate for planlagte møder
Laver du 100 opkald og booker 10 møder, har du en hitrate på 10 procent. Er det godt eller dårligt? Sammenlign dig selv med aftale bookere i teamet og stræb efter at øge din hitrate. Men møderne skal også gennemføres for at få forretningen videre, hvilket leder os til næste spørgsmål.
Hvor mange af dine bookede aftaler vil blive gennemført?
At lave en aftale er ikke et for stort offer for kunden. Derfor er der risiko for, at mødet bliver rykket og i værste fald aflyst. En vigtig KPI for mødebookere er derfor antallet af gennemførte møder. Møder, der ikke sker, behøver ikke at være, fordi du gjorde et dårligt stykke arbejde som mødebooker. Det er også vigtigt at sikre, i hele processen:
- Får kunden en tydelig bekræftelse på bookede møder?
- Sender du en påmindelse ud inden mødet?
- Er dagsordenen og formålet med mødet klar for kunden?
Er svaret ja på disse tre spørgsmål, har du i hvert fald gode muligheder for at booke møder, der skaber forretningsmæssig gevinst.
Vurder hvilken dag og tid der virker
Det siges ofte, at de bedste dage for salgsopkald er tirsdag, onsdag og torsdag, men det er måske ikke rigtigt for din branche. Er der tidspunkter på dagen, der fungerer bedre for dig? Tør at evaluere og forfine din mødebookingsstrategi for at maksimere dine resultater.
Brug CRM til at følge op på resultaterne af din aftalebestilling
Lime CRM gør det nemt at evaluere og forfine din mødebookingsstrategi. Som salgscoach kan du indstille KPI’er for teamet og på individuelt niveau, hvilket gør det nemt at støtte hver enkelt aftalebooker bedst muligt.
Husk at motivation og godt humør er en uovertruffen opskrift på succes som aftalebooker!
