Wie werden Sie zum Profi im Hinblick auf die Terminvereinbarung? Besteht der Trick darin, so viele Anrufe wie möglich zu tätigen? Nein, es gibt weitaus mehr Möglichkeiten, die Hit-Rate bei der Terminvereinbarung zu optimieren. Struktur, Disziplin und Nachbearbeitung zählen zu den wichtigsten Stichworten auf dem Weg zum Erfolg.

Terminvereinbarungen können ganz einfach erscheinen: Sie kontaktieren den potenziellen Kunden auf Ihrer Liste, bestimmen einen Zeitpunkt für die Besprechung und tragen den Termin im Kalender ein. Wenn Sie aber selbst Stunde um Stunde am Telefon gesessen und eine Nummer nach der anderen erfolglos angerufen haben, wissen Sie, dass die Wirklichkeit ganz anders aussieht.

Seien wir ehrlich, Terminvereinbarungen sind eine repetitive Arbeit. Das schwierigste dabei ist, auch über einen längeren Zeitraum die Motivation nicht zu verlieren. Daher profitiert das gesamte Vertriebsteam von aktiven Strategien, welche die Terminbuchungen so effektiv wie möglich gestalten.

Entwickeln Sie Ihre Strategie zur Terminvereinbarung mit einer smarten Vorbereitung in Ihrem CRM-System.

Finden Sie neue Kunden direkt im CRM

Wer kauft Ihre Produkte und Dienste? Wenn Sie die Antwort schon parat haben, ist es ein Leichtes, eine Liste potenzieller Kunden zu erstellen. Sie müssen lediglich eine Reihe an Kriterien in Ihrem CRM-System auflisten. Durch eine einfache Suchoption kombinieren Sie Ihre Kriterien mit aktuellen Betriebsinformationen, um nicht nur gleich das richtige Unternehmen, sondern auch direkt die richtigen Ansprechpartner zu finden.

Effektive Terminvereinbarung hängt in erster Linie von fertigen Telefonlisten ab, auf die Sie zurückgreifen können. Die Liste kann ein gewisses geografisches Gebiet, Branchen, Titel oder ein anderes geschäftlich relevantes Kriterium für genau Ihren Idealkunden umfassen. Wichtig dabei ist, dass das Vertriebsteam systematisch alle Aspekte bearbeitet, um so viele potenzielle Kunden wie möglich zu erreichen.

Warum ist es effizienter, die Liste nach verschiedenen Kriterien zu segmentieren? Jeder Akquisiteur oder Verkäufer sollte die Möglichkeit haben, sich optimal auf die jeweiligen Herausforderungen und unterschiedlichen Situationen, die eine spezifische Kundengruppe charakterisieren, einzustellen. Lassen Sie uns die Zusammenhänge verdeutlichen!

Auf den Kunden abgestimmte Terminvereinbarung mit Qualität

Versetzen Sie sich in die Situation des Kunden: Sie erhalten einen Anruf von einem Vertriebsmitarbeiter, der einen Termin mit Ihnen vereinbaren möchte. Aus welchem Grund würden Sie das Angebot annehmen? Das hängt natürlich davon ab, ob Sie davon ausgehen, dass die Besprechung eine Ihrer Herausforderungen oder Probleme lösen könnte. Daher ist die Bedarfsanalyse von besonderer Bedeutung für alle, die oft im Bereich Kaltakquise tätig sind.

Arbeiten Sie mithilfe von segmentierten Listen, erleichtert das die korrekte Bedarfsanalyse. Das gewünschte Resultat wird erzielt, indem Sie die gemeinsamen Nenner aller Teilnehmer einer Liste finden. Grenzen Sie die Liste etwa auf eine der folgenden Stichworte ein:

  • Geschäftsführer
  • für Privatunternehmen
  • ein Umsatz von 5 bis 10 Millionen EUR im Jahr
  • in der Berlin beheimatet
  • in der Energiebranche tätig

Sehen Sie die ersten Gespräche als eine Möglichkeit, Fragen für Ihre Bedarfsanalyse zu stellen. Je besser Sie sich in den Kunden hineinversetzen können, desto leichter fällt es Ihnen, Ihr Angebot auf wertvolle Art und Weise zu präsentieren. Das leitet Sie direkt in den nächsten Schritt des Prozesses über: der Vorlage mit einem überzeugenden Verkaufspitch.

Aus diesem Grund benötigt Ihr Akquisiteur einen Leitfaden für die Kundenakquise

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihr Vertriebsgespräch. Überlegen Sie, welche Einwände der Kunde haben könnte und bereiten Sie Gegenargumente vor. Eine Vorlage für das Vertriebsgespräch bedeutet nicht automatisches Zitieren während des Telefonats. Nein, der ausschlaggebende Aspekt ist der mentale Prozess, den Sie als Akquisiteur durchlaufen. Eine optimale mentale Vorbereitung ist das A und O, um auf eventuelle Fragen und Einwände des Kunden richtig eingehen zu können.

Ihre Vertriebsvorlage setzt Richtlinie und Agenda für ein zielführendes Gespräch. Denn eine Sache ist sicher: Sie müssen dem Kunden bei der Identifizierung seiner Bedürfnisse zur Seite stehen und eine attraktive Lösung präsentieren. Der Zweck Ihrer Vertriebsvorlage besteht darin, auf den Kunden einzugehen und den Vertriebspitch wie im Schlaf zu beherrschen. Erst dann wirken Sie vertrauenswürdig, was den ausschlaggebenden Faktor für einen erfolgreichen Vertrieb ausmacht.

Üben Sie das Gespräch mit einem Kollegen oder Vertriebscoach, der mit Gegenfragen argumentieren kann. Halten Sie im Prozess der Kaltakquise immer wieder inne und werten Sie die Vertriebsvorlage aus: Welche Punkte wirken zielführend und welche Teile sind noch verbesserungswürdig?

Nehmen Sie den Hörer zur Hand und vereinbaren Sie den nächsten Termin


Sie haben eine Liste mit aktuellen Informationen über das Unternehmen zur Hand, die Bedarfsanalyse angefertigt und eine Vertriebsvorlage geschaffen. Jetzt müssen Sie nur noch den Hörer in die Hand nehmen und einen Termin vereinbaren! Das hört sich simpel an, aber Sie maximieren Ihr Resultat mit drei einfachen Tricks:

  1. Entscheiden Sie sich für eine bestimmte Anzahl an Telefonaten oder Terminvereinbarungen. Durch eine deutliche Zielsetzung stellen Sie sicher, dass die Vertriebs-Pipeline mit einem steten Fluss an qualifizierten Leads versorgt wird.
  2. Lächeln Sie ehrlich. Lächeln setzt Endorphine frei, die einen beruhigenden Effekt auf den Körper ausüben. Der Tonfall Ihrer Stimme strahlt eine positive Einstellung und Vertrauenswürdigkeit während des Gesprächs aus.
  3. Achten Sie bei jedem Anruf auf den Kundenwert. Ihre Aufgabe besteht darin, so viele Termine wie möglich zu vereinbaren. Dabei ist uns allen bewusst, dass die Antwort nicht immer zufriedenstellend ausfallen wird. Um die Motivation aufrecht zu halten, sollten Sie sich auf den positiven Wert fokussieren, den Sie trotz einer negativen Antwort für den Kunden schaffen können.

Die Auswertung ist ein wichtiger Teil der qualifizierten Terminvereinbarung

Bei der Terminvereinbarung heißt die Devise „Einfach drauflos“, aber auf lange Sicht lohnt sich die genaue Auswertung Ihrer Vertriebstechnik und welche Komponenten tatsächliche Resultate erzielen. Nicht nur die Anzahl vereinbarter Termine ist von Bedeutung, sondern auch die Qualität der jeweiligen Gespräche. Sieben Termine, die nicht zu einer Geschäftschance führen, sind deutlich weniger zufriedenstellend als fünf Termine, die den Verkaufsprozess voranbringen.

Wie hoch ist Ihre Hit-Rate?

Wenn alle nötigen Vorkehrungen getroffen wurden, können Sie richtig stolz auf sich sein. Sie haben somit die besten Voraussetzungen geschaffen, Ihre Hit-Rat gemessen an der Anzahl der Terminvereinbarungen zu steigern. Sie wollen Ihre Hit-Rate berechnen? So geht’s:

Anzahl getätigter Anrufe / Anzahl vereinbarter Termine = Hit-Rate gebuchter Termine

Bei 100 getätigten Anrufen und 10 vereinbarten Terminen haben Sie eine Hit-Rate von 10 Prozent erzielt. Ist das nun ein zufriedenstellendes Resultat oder eher nicht? Vergleichen Sie sich mit anderen Akquisiteuren im Team und streben Sie nach einer gesteigerten Hit-Rate. Doch auch der Termin selbst muss so durchgeführt werden, dass ein zufriedenstellendes Geschäft zu erwarten ist, was uns direkt zur nächsten Frage überleitet.

Wie viele Ihrer gebuchten Termine finden tatsächlich statt?

Die Terminvereinbarung an sich ist keine große Aufopferung für den Kunden. Daher besteht das Risiko, dass der Termin verschoben oder im schlimmsten Fall sogar abgesagt wird. Ein wichtiger KPI für Akquisiteure ist daher die Anzahl durchgeführter Termine. Ein abgesagter Termin bedeutet nicht automatisch, dass Sie als Akquisiteur eine wenig zufriedenstellende Leistung erbracht haben. Es ist wichtig, den gesamten Prozess zu berücksichtigen:

  • Hat der Kunde eine klare Bestätigung für den vereinbarten Termin erhalten?
  • Versenden Sie eine Erinnerung vor dem bevorstehenden Termin?
  • Sind Ziel und Zweck für den Kunden eindeutig?

Wenn Sie diese drei Fragen mit Ja beantworten können, sind die besten Voraussetzungen für ein zufriedenstellendes Geschäftsergebnis geschaffen.

Werten Sie aus, mit welchen Wochentagen und mit welcher Uhrzeit Sie am ehesten Erfolg haben

Dienstag, Mittwoch und Donnerstag sind oft die besten Tage für ein Vertriebsgespräch, aber das trifft vielleicht nicht auf Ihre Branche zu. Gibt es Uhrzeiten, die besser in Ihren Ablauf passen? Wagen Sie sich an die Auswertung und verfeinern Sie somit Ihre Strategie für steigende Resultate in der Terminvereinbarung.

Nutzen Sie ein CRM für die Auswertung der Terminvereinbarungen

Mit Lime CRM gelingt die Auswertung und Verfeinerung Ihrer Strategien zur Terminvereinbarung im Handumdrehen. Als Vertriebscoach setzen Sie die KPIs für Ihr Team auf individuellem Niveau ein, wodurch Sie Ihre Akquisiteure auf bestmögliche Weise unterstützen.

Vergessen Sie nicht, dass Motivation und eine Prise Humor das unschlagbare Rezept für einen erfolgreichen Akquisiteur ausmachen!

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