HSB Malmö
Modernisierung und mobiles Arbeiten mit dem Web-Client
HSB Malmö verlässt sich seit Langem auf Lime CRM, um den Überblick über ihre Wohnungsbaugenossenschaften (BRF), Kontakte, Mitglieder, Tickets, Verträge und Dienstleistungen zu behalten.
Die Entscheidung für den Wechsel zum Web-Client wurde zum einen getroffen, um das System durch den Umzug in die Cloud zu modernisieren, und zum anderen, um den Nutzerinnen und Nutzern eine mobile, plattformunabhängige Oberfläche zu bieten.
Neue Möglichkeiten für effizientere Arbeitsabläufe
Dieses Projekt brachte sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich und stellte einen wichtigen Schritt hin zu effizienteren Arbeitsabläufen dar. Die Ergebnisse waren eine deutliche Verbesserung gegenüber dem alten Desktop-Client.
Maria Schmidt, Business Developer im Management, und Cecilia Walles, Key Account Managerin bei HSB Malmö, berichten von ihren Erfahrungen mit der Umstellung und davon, wie Lime ihre Arbeit beeinflusst hat.
Positive Kettenreaktion
Dank gründlicher Vorbereitung vor dem Wechsel zum Web-Client entdeckte HSB Malmö neue Möglichkeiten, Lime CRM zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe zu nutzen. Das Projekt führte zudem zu einer höheren Anzahl an Mitarbeitenden, die das System aktiv einsetzen.
„Wir halten es für unglaublich wichtig, den Kunden vollständig im Blick zu haben, und wir möchten alle Informationen an einem zentralen Ort sammeln“, erklärt Maria Schmidt. „Deshalb möchten wir auch, dass alle Mitarbeitenden das System nutzen, um den Wert unserer Kundendaten maximal auszuschöpfen.“
Ein weiterer Vorteil des Projekts ist die verbesserte Qualität der in anderen Systemen wie PM und Agresso erfassten Daten, da diese nun in Lime CRM übernommen und angezeigt werden.
„Es geht wirklich um ein ordentliches Datenmanagement, und wir wollen von Anfang an alles richtig machen. Lime CRM hilft uns, Fehler zu erkennen, damit wir sie direkt korrigieren können“, sagt Maria Schmidt.
“Jetzt ist es kein Problem, wenn ein Kollege krank ist – dank unserer gemeinsamen Ticket-Ansicht fällt nichts mehr durch die Lücken. Lime hat unsere Arbeit wirklich deutlich erleichtert.”
Cecilia Walles
Key Account Manager
HSB Malmö
Individuelle Anpassung und Effizienz
Im Laufe der Zeit hat HSB Malmö das System schrittweise an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst. Cecilia Walles erklärt, wie sie das persönliche Dashboard in Lime CRM optimiert haben, um effiziente Shortcuts zu schaffen:
„Wir passen unsere Info-Kacheln an, sobald die Mitarbeitenden erkennen, welche Informationen sie brauchen. Wenn jemand sagt: ‚Ich muss das Ticket von Anfang bis Ende verfolgen‘, lösen wir das, indem wir eine Info-Kachel oder einen Shortcut hinzufügen, damit die benötigten Informationen leicht zugänglich sind.“
Erkenntnisse und fortlaufende Verbesserungen
Auch wenn das Endergebnis fantastisch ist, verlief der Wechsel zum Web-Client nicht ganz reibungslos.
„Natürlich lief nicht alles ohne Probleme. Rückblickend sehen wir definitiv Dinge, die wir anders hätten machen können“, reflektiert Maria Schmidt.
„Zum Beispiel mussten später noch viele Daten migriert werden, was einfacher gewesen wäre, wenn wir das früher erkannt hätten.“
Zudem haben sie gelernt, dass mehr Schulungen nötig sind, damit die Mitarbeitenden alle Funktionen von Lime vollständig verstehen und nutzen können.
„Wenn ein Mitarbeitender sagt, dass ihm eine Funktion fehlt, handelt es sich oft um einen Fall, bei dem die Funktion bereits vorhanden ist; sie müssen das System nur besser kennenlernen“, erklärt Maria Schmidt.
Immer auf dem neuesten Stand
Mit dem Wechsel zum Web-Client geht der Vorteil einer einfacheren Softwareverwaltung in der Cloud einher. HSB Malmö arbeitet nun stets mit der neuesten Version, ganz ohne Server-Updates, und spart dadurch sowohl Zeit als auch Ressourcen.
Ein Tool für alle – sogar für die Rechtsabteilung
Ein wichtiger Meilenstein in diesem Projekt war die Integration der Rechtsabteilung in Lime CRM, ermöglicht durch die Funktion für Berechtigungsmanagement.
„Dank der Vertraulichkeitskontrollen kann nur die Rechtsabteilung ihre Tickets einsehen“, erklärt Maria Schmidt.
Früher arbeitete die Rechtsabteilung in einem separaten System, inzwischen ist sie jedoch vollständig in Lime integriert – mit sehr positiven Ergebnissen.
„Die Rechtsabteilung ist begeistert“, sagt Maria Schmidt.
„Lime CRM unterstützt uns dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben.“
Maria Schmidt
Business Developer
HSB Malmö
Gemeinsame Ticket-Ansicht
Einer der größten Vorteile von Lime CRM ist die gemeinsame Ansicht für das Ticket-Management.
„Jetzt ist es kein Problem, wenn ein Kollege krank ist – dank unserer gemeinsamen Ticket-Ansicht fällt nichts mehr durch die Lücken. Lime hat unsere Arbeit wirklich deutlich erleichtert“, sagt Cecilia Walles.
Dadurch wird die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden reduziert, und es wird sichergestellt, dass Tickets nicht in einem persönlichen Posteingang stecken bleiben.
Den Überblick behalten
Cecilia Walles beschreibt Lime CRM als ein unverzichtbares Werkzeug, das sie häufig bei Terminen mit Wohnungsbaugenossenschaften einsetzt.
„Normalerweise öffne ich Lime CRM und prüfe die Historie vor einem Meeting. So bin ich stets auf dem neuesten Stand darüber, was seit dem letzten Besuch passiert ist – ob ein Kollege kürzlich verhindert war, was besprochen wurde und so weiter.“
Gemeinsam in eine bessere Zukunft mit Lime
Cecilia Walles und Maria Schmidt setzen große Hoffnungen in die Zukunft mit Lime CRM und arbeiten weiterhin an kontinuierlichen Verbesserungen. Die Organisation strebt danach, die Abhängigkeit von einzelnen Personen zu verringern und alle in das Ticket-Management einzubeziehen, um einen robusteren und effizienteren Arbeitsprozess zu schaffen.
Zusammengefasst hat der Wechsel zum Web-Client die Arbeitsabläufe verbessert, die Transparenz erhöht und eine solide Grundlage für noch bessere Zusammenarbeit in der Zukunft geschaffen.
„Lime CRM im Web sieht außerdem einfach besser aus. Es wirkt etwas eleganter, auch wenn das Aussehen nicht alles ist“, sagt Maria Schmidt mit einem Lächeln.
„Wir sprechen jetzt anders über Lime; es ist ein ganz natürlicher Teil unserer täglichen Arbeit geworden“, ergänzt Cecilia Walles.
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Über HSB
Mit rund 677.000 Mitgliedern, von denen die meisten Bewohnerinnen und Bewohner sowie Bausparer sind, ist HSB die größte Wohnungsbaugenossenschaft Schwedens und führender Anbieter von Wohnraum. HSB plant, finanziert, baut und verwaltet Wohnungen in ganz Schweden
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