Slik bruker du KPI-er til å nå målene dine i eiendomsbransjen

Hva betyr KPI?

Forkortelsen KPI står for Key Performance Indicator – på norsk: et nøkkeltall som måler prestasjonen din. KPI-er brukes ofte for å måle den økonomiske utviklingen, eller for å evaluere resultatet av ulike aktiviteter. Man måler alltid KPI-er innenfor en avgrenset tidsperiode.

Ved å måle de riktige KPI-ene får du et tydelig bilde av om du og bedriften din er på vei mot målene deres. KPI-er kan også hjelpe selskapet ditt med å få en felles retning.

Hvordan forretningsprosessene dine ser ut, avgjør hvilke KPI-er som er verdifulle å følge med på. Lenger ned i artikkelen kommer vi tilbake til hvilke nøkkeltall som ofte er ekstra viktige for dere i eiendomsbransjen – særlig kommersielle eiendomseiere og boligutbyggere.

You had me at nå målene, felles retning og tydelig bilde. Jeg vil se hvordan dette fungerer – nå!

Dette får dere ved å måle KPI-er

Ved å sette og måle KPI-er kan dere:

1) Maksimere potensialet og nå målene enklere

Ved å sette KPI-er for utleiegrad eller salgsnivå hver måned er det enkelt å følge opp om teamet leverer i tråd med budsjettet. Dette gjør at du raskt kan justere strategien og tilpasse dere markedet.

2) Allokere ressursene riktig

Ved å sammenligne nøkkeltallene med hverandre kan du enklere ta strategiske beslutninger om å plassere riktige ressurser der de trengs mest. For deg i kommersielle eiendomsselskaper kan det handle om å se hvor det koster mest å ha ledige lokaler, og for deg innen boligutvikling handler det om hvilket prosjekt som har størst inntjeningspotensial.

3) Få hver enkelt til å prestere bedre

Å følge opp på individnivå er noe vi ser forbedrer resultatene for mange selskaper. Våg å sette mål med tydelige KPI-er, slik at dere jevnlig kan følge utviklingen, støtte dem som ikke når målene sine, og belønne dem som lykkes.

4) Ta smarte beslutninger som hjelper selskapet å vokse

Med de riktige KPI-ene og pålitelige data blir det enklere å ta beslutninger i strategiske spørsmål – for eksempel om dere bør avhende et område som ikke er lønnsomt, se hvor lang tid en avtale tar, eller følge med på antall ledige enheter i forhold til innkommende leads.

5) Gjøre mer av det som fungerer – og droppe det som ikke gjør det

Nøkkeltallene du måler, og dataene du får ut av dette, skal selvsagt omsettes til lærdommer du kan bruke i fremtidige prosjekter. Sørg for å trekke konklusjoner av hva de ulike innsatsene faktisk gir dere.

De riktige KPI-ene samler selskapet

Å jobbe med KPI-er på avdelings- eller selskapsnivå er viktig for langsiktige resultater. Forankre KPI-ene i hele selskapet slik at alle beveger seg mot et felles mål – selv om veien dit ser forskjellig ut avhengig av rolle og avdeling. For å kunne sette de riktige KPI-ene må du ta utgangspunkt i selskapets overordnede mål og strategi.

Med det sagt finnes det likevel visse nøkkeltall som de fleste kommersielle eiendomsselskaper og boligutbyggere bruker for å måle suksess. La oss gå gjennom dem nå.

Smarte KPI-er for eiendomsbransjen

1) Sett mål for økt årlig leie per område

Undersøk hvor mye du og kollegene dine trenger å øke inntektene, og iverksett de nødvendige tiltakene som tar dere dit. Kanskje dere trenger å reforhandle kontrakter, tilby tilleggstjenester til eksisterende leietakere, eller gjøre tilpasninger for å tiltrekke leietakere som genererer høyere inntekter?

2) Mål og vunnet kvadratmeter per område

Et godt tips her er å følge med på hvor de vunne kvadratmeterne kommer fra: Er det fra konkurrenter, eller er det eksisterende leietakere som utvider? Dette er data dere enkelt kan tagge i CRM-systemet for å få god oversikt.

Tips! Punkt 1 og 2 er også interessante å se i sammenheng. Får dere høyere inntekter fordi dere vokser i kvadratmeter, eller skyldes det andre tiltak dere har gjort?

3) Mål og resultater for årlig leie per medarbeider

Individuelle KPI-er er en god måte å måle medarbeiderprestasjon på, og gir bedre muligheter til å støtte den enkelte på ulike måter. Du kan også se om dere får flere leads i visse områder enn andre, og vurdere hvilke tiltak som kan hjelpe. Kan markedsavdelingen bidra mer? Eller er det behov for mer kaldcanvassing og outbound-bearbeiding?

4) Antall leads per objekt

Ved å se hvor stor interessen er for spesifikke objekter, får dere en indikasjon på hvor raskt dere bør få dem utleid igjen. Er interessen større enn forventet, kan dere kanskje ta mer betalt. Er interessen lav, er det kanskje på tide med nye bilder, annerledes markedsføring – eller en oppgradering.

5) Antall generelle interessemeldinger

Har dere mange objekter som snart blir ledige i et område, og antallet generelle interessemeldinger er lavt, trengs det tiltak for å øke interessen. Eller er det kanskje på tide å selge? Store strategiske beslutninger blir enklere å ta når du har de riktige dataene som grunnlag.

6) Hit rate for interessenter som blir kunder

Ta antallet vunne avtaler og divider med antallet personer du har vært i kontakt med – da får du hit raten din. Med dette nøkkeltallet kan du beregne hvor mange kontakter som trengs for å nå målene innen utleie eller boligsalg.

7) Gjennomsnittlig verdi per avtale

Det kan være fristende å gå etter de lavthengende fruktene, men ikke glem å evaluere hvilke avtaler som har høyest gjennomsnittlig verdi.

Jobber du innen kommersiell eiendomsutleie, ser du trolig på nettoutleie – der man typisk regner på kostnaden for oppsagte kontrakter og inntektene fra nye. Men husk å inkludere investeringskostnaden ved å hente inn en ny leietaker. Denne kostnaden kan omfatte alt fra markedsføring til ombygging.

Den totale nettoutleien er altså summen av oppsagte kontrakter, nye kontrakter og investeringskostnader. Ved å sette strategiske KPI-er kan dere enklere sikre at dere fokuserer på nettopp de aktivitetene som hjelper dere å nå et positivt resultat.

Individuelle mål

Ved å sette individuelle mål med tydelige KPI-er kan du motivere hver enkelt medarbeider til å prestere bedre, lettere identifisere dem som trenger mer støtte, og belønne dem som lykkes.

Tips! Ved å identifisere de beste selgerne og gi dem den anerkjennelsen de fortjener, øker sjansen for at de blir i selskapet fremfor å se seg om etter noe nytt. Kostnaden ved å miste en erfaren selger er alltid betydelig høyere enn kostnaden ved å belønne vedkommende.

Gode KPI-er for å måle individuell prestasjon:

• Antall aktiviteter per måned (møter, samtaler, visninger)
• Antall nye forretningsdialoger (egengenerert bearbeiding)
• Antall solgte boliger eller kvadratmeter i forhold til årlig leie
• Antall vunne avtaler, inkludert verdi og størrelse

Vi vet at dette er viktig, og derfor har vi utviklet vår egen funksjon i Lime CRM. Vi kaller det Avansert BI – der BI står for Business Intelligence. Kombinasjonen av kvalitative og kvantitative data hentet direkte fra CRM-systemet ditt gir deg all informasjonen du trenger for å ta smarte beslutninger.

Med Avansert BI kan du blant annet:

• Definere KPI-ene dine direkte i CRM-systemet
• Følge aktiviteter som salgssamtaler eller visninger
• Opprette dashbord – for eksempel over pipeline eller kommende ledige enheter
• Måle fordelingen av innkommende leads per objekt eller område
• Lage tilpassede dashbord per individ, avdeling eller hele selskapet
• Gjøre statistikk engasjerende og få hele organisasjonen med på laget
• Dele data utenfor CRM-systemet – for eksempel med ledelsen før viktige beslutninger

Nysgjerrig på hvordan dette fungerer i praksis?

Enten du allerede bruker Lime CRM eller bare er nysgjerrig på hvordan du og selskapet ditt kan bli bedre på å jobbe med KPI-er og BI-verktøy – ta kontakt med oss i Limes eiendomsteam. Vi snakker gjerne mer!