Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung besteht ein wachsender Bedarf an Online-Verwaltungssystemen. Unternehmen müssen ihre Prozesse effizienter gestalten. Dieses Ziel erreichen sie am besten mit einer entsprechenden Software.  Der Prozess der Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist hierbei keine Ausnahme, und es gibt eine Reihe von Systemen auf dem Markt, die Teile dieses Prozesses automatisieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen vier Vorteile einer Online-Software zur Verwaltung und Verfolgung von Arbeitsaufträgen auf.

Was ist ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen?

Ein Arbeitsauftrag ist ein Dokument, das Informationen über eine bestimmte Aufgabe enthält und erläutert, wie diese Aufgabe zu erledigen ist. Ein Arbeitsauftrag kann Instruktionen über Ort, Zeit, Umfang, Erwartungen und die Person, der die Aufgabe zugewiesen wird, enthalten. Ein Arbeitsauftragssystem wird häufig im Field Service Management eingesetzt, um Aufgaben für Außendienstmitarbeiter zu delegieren und zu koordinieren.

Ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen digitalisiert die Erstellung, Verteilung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen und automatisiert die sich wiederholenden Teile des Prozesses, wodurch die Effizienz gesteigert wird.  Ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ermöglicht die Verfolgung und Verwaltung von Informationen über Arbeitsaufträge in Echtzeit, wobei der aktuelle Status automatisch aktualisiert wird.  Das System dokumentiert auch alle abgeschlossenen Arbeitsaufträge, inklusive der verwendeten Ressourcen und Feedback zur geleisteten Arbeit.

Vorteile eines Systems zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen

Ein gutes System vereinfacht die Planung und Verwaltung von Arbeitsaufträgen. Durch die Möglichkeit der Dokumentation und Analyse bisheriger Aufträge können Sie den künftigen Aufwand an Ressourcen sowie zu erwartende Wartungsarbeiten besser abschätzen.

1. Effizienz in Verwaltung und Kommunikation

Ein ausgeklügeltes System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen ist eine der sichersten Methoden zur Steigerung der Effizienz, da es die manuellen Arbeiten reduziert und die Beaufsichtigung unnötig macht. Es ermöglicht den Facility-Managern, den Aufwand für die Instandhaltung abzuschätzen, da sie alle Arbeitsaufträge in Echtzeit verfolgen, sowie die Zustände der Ausrüstung einsehen können. So können Arbeitsaufträge besser priorisiert werden. Die Manager werden außerdem automatisch über Serviceanfragen, Statusänderungen und Notfälle informiert und können so in diesen Situationen schnell reagieren. Das System ermöglicht auch eine effektive Kommunikation zwischen Facility-Managern, Wartungspersonal und Endnutzern.

 

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2. Produktivität des Wartungspersonals

Ein Online-System für Arbeitsaufträge ist eine großartige Unterstützung für das Wartungspersonal, da Arbeitsaufträge und Statusaktualisierungen in Echtzeit vor Ort mit jedem beliebigen Gerät eingesehen werden können. Da alle erforderlichen Informationen und spezifischen Instruktionen im digitalen Arbeitsauftrag enthalten sind, kann das Wartungspersonal sofort und ohne Verzögerung mit der Arbeit beginnen. Wenn die Wartungsarbeiten abgeschlossen sind, kann der Arbeitsstatus schnell und einfach aktualisiert und Details zum Arbeitsauftrag über mobile Geräte gemeldet werden.

3. Kostenreduzierung durch präventive Wartungsarbeiten

Eine rationalisierte Durchführung von Arbeitsaufträgen senkt die Wartungskosten durch die intelligente Auswahl eines Wartungsmitarbeiters, der über die benötigte Erfahrung und ein passendes Preisniveau verfügt. Zudem kann ein Arbeiter in angemessener Entfernung vom Arbeitsort für den Auftrag ausgewählt werden.  Dadurch wird der Zeit- und Ressourcenaufwand für die Ausführung eines Arbeitsauftrags minimiert.

Ein gut geplantes Wartungsprogramm und ein Arbeitsauftragssystem zur Kontrolle des Equipments ermöglichen es den Mitarbeitern, mehr vorbeugende Wartungsarbeiten anstatt kostspielige Notfallreparaturen durchzuführen. Dies verlängert auch die Lebensdauer der Geräte, verursacht nur minimale Ausfallzeiten und senkt somit die Gesamtkosten.

4. Verbesserte Planung und Budgetierung anhand von Daten

Systeme zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen können Daten und die Arbeitsleistung bei abgeschlossenen Arbeitsaufträgen erfassen und messen. Diese Daten können von der Geschäftsleitung genutzt werden, um Entscheidungen zu treffen sowie Ressourcen und Budgets für die Zukunft zu planen. Das System kann auch für die Planung präventiver Wartungsarbeiten genutzt werden, um unvorhergesehene Ausfälle und den Austausch von defekten Geräten zu vermeiden. Die automatisierte Planung basiert auf den Daten von zuvor erfassten Arbeitsaufträgen.

Warum brauche ich ein System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen?

Wie die in diesem Artikel aufgeführten Vorteile nahelegen, kann ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Arbeitsauftragssystem Teile des Prozesses automatisieren und den Informationsfluss zwischen allen Beteiligten verbessern. Zusammenfassend bietet Ihnen ein ausgeklügeltes System für Arbeitsaufträge folgende Vorteile:

  • Die automatisierte Kontrolle und das Tracking der Arbeitsgeräte minimieren manuelle Arbeitsschritte.
  • Der Zugriff der Wartungsmitarbeiter im Außendienst auf alle Informationen verbessert die Produktivität.
  • Präventive Wartungsarbeiten verlängern die Lebensdauer der Geräte und senken die Gesamtkosten.
  • Informationen aus dokumentierten Arbeitsaufträgen ermöglichen eine bessere Planung und Budgetierung für die Zukunft.

Ein Arbeitsauftrag wird am effizientesten abgeschlossen, wenn der Prozess reibungslos von einem Schritt zum nächsten übergeht. Ein gutes System zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen hat viele Vorteile und hilft, hohe Kosten, übermäßigen Zeitaufwand für manuelle Arbeiten und Ausfallzeiten von Geräten zu vermeiden.

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