Virksomhederne er nødt til at gøre deres processer mere effektive, og her er software en af de mest populære strategier. Work order management-processen er ingen undtagelse, og der findes en række forskellige systemer på markedet, der automatiserer dele af denne proces. I vores artikel oplister vi 4 fordele ved at bruge online software til at administrere og spore arbejdsordrer.

Hvad er et work order system?

En work order, eller arbejdsordre, er et dokument, der giver information om en specifik opgave, og som tydeliggør, hvordan man fuldender opgaven. En work order kan indeholde instruktioner om tid og sted samt omfang, forventninger, og hvem opgaven er tildelt.

Et work order management system digitaliserer og effektiviserer oprettelse, distribution og administration af arbejdsordrer, da det automatiserer de ensformige dele af processen. Et work order management system gør det muligt at spore og administrere work order information med sporings- og statusopdateringer i realtid. Systemet dokumenterer også alle tidligere arbejdsordrer og kan indeholde brugte ressourcer og feedback på udført arbejde.

En work order er mest vellykket, når dens proces forløber gnidningsfrit fra ét trin til det næste.  Det ekstra gode work order system har adskillige fordele og hjælper med at undgå høje omkostninger og for meget tidsspild på manuelt arbejde samt downtime på udstyr.

Læs mere om Lime Work Order

Fordele ved at bruge et work order program

Et work order management system forenkler planlægning og administration af arbejdsordrer. Det gør også en fremtidig planlægning og estimering af ressourcer og vedligeholdelsesarbejde tilgængeligt, idet det tidligere arbejde dokumenteres og bliver nemmere at analysere.

1. Effektiv administration og kommunikation

Vil du booste virksomhedens effektivitet, er en af de nemmeste løsninger at have et sofistikeret work order management system. Det reducerer manuelt arbejde og eliminerer overvågning. Det giver virksomhedens facility managere mulighed for at skabe en forebyggende tilgang til vedligeholdelse, da de kan følge status på alt arbejde og udstyr i realtid. Dermed kan de bedre foretage prioriteringer af de forskellige arbejdsordrer. Managere får også automatisk besked om serviceanmodninger, statusændringer og nødsituationer, så de kan reagere hurtigt i sådanne situationer. Systemet tillader endvidere en effektiv kommunikation mellem facility managere, vedligeholdelsesarbejdere og slutbrugere.

 

En af vores kunder er Veidekke. Deres kontor og feltarbejdere bruger Lime Work Order til nemt at administrere arbejdsordrer, og de har siden set en højere kvalitet på deres kundeinteraktioner.

Læs mere om Lime Work Order

 

2. Produktivitet for de medarbejdere, der arbejder med vedligeholdelse

Et online work order system er en fantastisk støtte til vedligeholdelsesarbejdere, da de kan se arbejdsordrer og statusopdateringer i realtid på enhver enhed. Eftersom al nødvendig information og specifikke instruktioner findes i den digitale arbejdsordre, kan vedligeholdelsesarbejdere straks gå i gang med deres arbejde – uden forsinkelse. På effektiv vis kan de også opdatere arbejdsstatus og rapportere detaljer om arbejdet på en mobil enhed, når de er færdige.

3. Reducerede omkostninger ved forebyggende vedligeholdelse

En strømlinet work order-proces reducerer vedligeholdelsesomkostninger ved på intelligent vis at vælge en vedligeholdelsesarbejder, der har et passende erfarings- og prisniveau.  Derudover kan der til opgaven vælges en arbejder, som har en passende afstand til arbejdslokationen.   Dette minimerer den tid og de ressourcer, der overordnet set kræves for at fuldende en arbejdsordre.

Et veltilrettelagt program til vedligeholdelse og et work order system, der holder øje med udstyr, giver medarbejderne mulighed for at udføre mere forebyggende vedligeholdelse i stedet for bekostelige nødreparationer. Dette forlænger også udstyrets levetid, giver minimal downtime og reducerer dermed omkostningerne.

4. Forbedret planlægning og budgettering med data

Et work order management system kan indsamle og måle data samt resultater af tidligere arbejdsordrer. Disse data kan anvendes af ledelsen til at træffe beslutninger samt til at planlægge ressourcer og budgettering for fremtiden. Systemet kan også bruges til at planlægge forebyggende vedligeholdelse for at undgå uforudsete sammenbrud og udskiftninger. Planlægningen er automatiseret og baseret på tidligere data fra foregående registrerede arbejdsordrer.

Hvorfor har jeg brug for et work order system?

Som de nævnte fordele i denne artikel antyder, kan et work order system – målrettet din virksomheds behov – automatisere dele af processen og forbedre informationsstrømmen mellem alle de involverede parter. Et velfungerende work order system giver jer disse fordele:

  • Det manuelle arbejde minimeres ved hjælp af en automatiseret overvågning og sporing af udstyr.
  • Vedligeholdelsesarbejdere har adgang til al information, når de er i marken, hvilket forbedrer produktiviteten.
  • Forebyggende vedligeholdelse forlænger udstyrets levetid og reducerer omkostninger.
  • Data fra registrerede arbejdsordrer muliggør en bedre planlægning og budgettering for fremtiden.

Læs mere om lignende emner

3 måder at arbejde smartere med arbejdsordrehåndtering

5 måder til at forbedre effektiviteten med field service management