Anyspace verwandelt Vermietung in einen Service – menschenzentriert, datengesteuert und automatisiert.

Branchenhürden und eine neue Perspektive

Traditionell liegt der Fokus der gewerblichen Vermietung auf der Immobilie selbst: Fläche, Verträge und technische Spezifikationen. Die Kundenperspektive gerät dabei leicht in den Hintergrund.

Mieterbindung wird in der Regel durch langfristige Verträge gesichert. Für Eigentümer mag das Sicherheit bedeuten, doch für Mieter, die Flexibilität und Agilität benötigen, kann es schnell zur Unsicherheit oder gar zu einem echten Hindernis werden.

“Immobilieneigentümer hatten viele geschäftliche Hürden für die Vermietung von Flächen geschaffen. Man sollte den Mut haben, Räume um den Nutzer herum zu gestalten, große Flächen auf mehrere Betreiber aufzuteilen und schneller zu reagieren.”

Benjamin Sundberg, Director Business Development

Anyspace entschied sich, den Ansatz umzukehren. Die Mietverträge sind flexibel und monatlich kündbar, während der Service oberste Priorität hat, damit der Alltag vom ersten Tag an reibungslos funktioniert. Bei kurzen Vertragslaufzeiten ist das einzige Kontinuitätsversprechen das Wohlbefinden des Mieters – weshalb die Servicequalität entscheidend ist.

Im Modell von Anyspace basiert Loyalität auf Erfahrung: Schnelligkeit, Flexibilität und Fürsorge. Lime CRM spielt dabei eine zentrale Rolle, denn Informationen fließen nahtlos und Mieter erhalten Unterstützung ohne Verzögerung. Wenn ein Kunde weiß, dass er die Fläche jederzeit aufgeben kann, sich aber dennoch entscheidet zu bleiben, ist die Bindung stärker als jede vertragliche Verpflichtung.

Erst der Prozess, dann das System

Viele traditionelle Praktiken der Branche sind veraltet: Informationen sind verstreut, Prozesse langsam und Werkzeuge unflexibel. „In der Immobilienbranche steckt mehr als die Hälfte aller Daten noch immer in Excel-Dateien, was ihre Nutzung erschwert. Das ist heute eine enorme Herausforderung.“ Damit ist einer der größten Engpässe der Branche treffend beschrieben – genau das, was Anyspace vermeiden wollte. Wenn Daten alltägliche Entscheidungen und Servicequalität unterstützen sollen, müssen sie an einem zentralen Ort liegen und durch gemeinsame Prozesse gesteuert werden.

Anstatt also mit dem Kauf eines Systems zu beginnen, starteten sie mit dem Betriebsmodell. Sie entwickelten ihre eigene Arbeitsweise, kartierten die Customer Journey, definierten Verantwortlichkeiten und beschrieben den Informationsfluss, sodass nichts dem Zufall überlassen blieb. Erst dann suchten sie nach einem System, das sich an dieses Modell anpassen konnte. „Wir wollten in einem System arbeiten, das sich um Menschen dreht, nicht nur um Immobilien.“

Als der Prozess glasklar definiert war, suchten sie nach dem richtigen Werkzeug – die Wahl fiel auf Lime CRM. Von Anfang an verfolgte Anyspace das Ziel, moderner zu arbeiten, als es in der Immobilienbranche üblich ist. Genau hier brachte Lime einen entscheidenden Mehrwert. „Lime ist nicht nur ein Anbieter für die Immobilienbranche. Sie brachten Lösungen mit, die sich bereits in anderen Branchen bewährt hatten“, sagt Sundberg.

Gemeinsam identifizierten sie, welche Lösungen den Vermietungsprozess in der Immobilienbranche am besten unterstützen: bewährte Methoden im Kundenbeziehungsmanagement, Automatisierung und Kommunikationsmodelle, die Kunden aus anderen Bereichen bereits erwarten. So wurden Anyspaces Ideen von einer Vision zu gelebter Realität.

“Wir haben es sehr geschätzt, dass Lime auf unser Geschäftsmodel Rücksicht genommen hat, anstatt ein Standardpaket anzubieten. Wir erhielten Vorschläge, die wirklich zu uns passten.”

Benjamin Sundberg, Director Business Development

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Intelligente Integrationen hinter einer reibungslosen Mietererfahrung

Mit dem Fundament an Ort und Stelle wurde das CRM in das Immobilienökosystem integriert. Das Ziel war, dass Mieter jederzeit wissen, wo sie sich im Prozess befinden – alles läuft im Hintergrund.

Wenn ein neuer Mieter unterschreibt, läuft der Prozess automatisch weiter: Schlüssel, Rechnungen und Anweisungen werden pünktlich und korrekt übermittelt. Die gesamte Kommunikation erfolgt über einen einzigen Kanal. Telefonate werden über Moontalk abgewickelt, Anrufe und Notizen direkt im Kundenprofil gespeichert und Folgeaufgaben in derselben Ansicht erstellt. Die Vertragsfreigabe löst automatisch den Schlüssel- oder PIN-Code-Prozess im Zutrittssystem aus. Die Rechnungsstellung bleibt über das CRM synchronisiert, und Abweichungen werden frühzeitig erkannt, bevor sie zu Problemen werden.

„Unser System kann mit all den anderen Systemen kommunizieren, mit denen wir arbeiten. Das macht den Alltag sowohl für uns als auch für die Mieter reibungslos“

Benjamin Sundberg, Director Business Development

Automatisierung übernimmt die Routine – Menschen konzentrieren sich auf den Service

Das Onboarding neuer Mieter ist in der Immobilienbranche ein mehrstufiger Prozess: Hintergrunddaten erfassen, Verträge erstellen und unterzeichnen, Zugangsrechte verwalten, Rechnungsstellung und Kommunikation mit vielen Beteiligten. Für Anbieter wie Kunden ist das oft mühsam und zeitaufwendig.

Anyspace entschied sich, die gesamte Prozesskette in einzelne Schritte zu zerlegen und sie im CRM als geführte Workflows neu aufzubauen.

„Die Logik bleibt weitgehend dieselbe. Sobald man sie standardisiert, lässt sie sich jedes Mal auf die gleiche Weise wiederholen. Dann übernimmt die Automatisierung die Routine, und wir können uns auf die Menschen konzentrieren.“

Der praktische Unterschied ist enorm. Früher dauerte das Onboarding eines neuen Kunden bis zu anderthalb Stunden. Heute dauert es zwei Minuten. „Das ist unglaublich – und es ist allein das Ergebnis der Automatisierung, ohne jegliche Einbußen bei der Qualität.“

Automatisierung macht den Arbeitsalltag planbar. Da die Routinen im Hintergrund laufen, kann sich das Team auf die Menschen konzentrieren, und der Kunde erhält einen gleichbleibend hochwertigen Service. Gleichzeitig ist Automatisierung auch ein Qualitätsversprechen: Wenn jeder Schritt korrekt und rechtzeitig ausgeführt wird, ist die Kundenerfahrung reibungslos und professionell.

Ergebnisse, die man im Alltag und in den Zahlen sehen kann

In kurzer Zeit ist das CRM zu einem festen Bestandteil des gesamten Unternehmens geworden. „Innerhalb von sechs Monaten wurde Lime CRM für uns zu einem unersetzlichen Mitarbeiter. Wir sprechen manchmal darüber, als wäre es ein Kollege, den man nicht im Büro sieht, der aber unglaublich viel erledigt.“

Das gesamte Team arbeitet mit dem CRM. Der Vertrieb öffnet es bei Kundenbesuchen direkt auf dem Smartphone und sieht sofort verfügbare Flächen. Der Kundenservice bearbeitet Anfragen darüber, und das Office-Team verwaltet Verträge und Projekte in derselben Ansicht. Informationen fließen nahtlos zwischen den Abteilungen. „Hier passiert nichts ohne Lime CRM. Wir wollten, dass Informationen jederzeit und überall verfügbar sind.“

Die Vorteile sind greifbar: über 10.000 erfasste Einträge in sechs Monaten, 50 Prozent weniger manuelle Arbeit und ein Umsatz, der sich in diesem Jahr voraussichtlich verdreifachen wird – das Ergebnis effizienterer Prozesse und einer besseren Kundenerfahrung. Der Vertrieb bearbeitet mehr Leads mit höherer Erfolgsquote, und jene Kundenkontakte, die früher nur aufgrund fehlender oder nicht verfügbarer Informationen entstanden, sind praktisch verschwunden.

„Wenn alle Informationen an einem Ort sind und die nächsten Schritte klar vereinbart sind, können Kundenanliegen sofort gelöst werden. Der Kunde wird beim ersten Kontakt richtig betreut, und der gesamte Prozess beschleunigt sich – für den Kunden ebenso wie für das Team.“

Benjamin Sundberg, Director Business Development

Eine Partnerschaft, die die gesamte Branche voranbringt

Laut Sundberg war Lime weit mehr als nur ein Softwareanbieter. „Hier ging es nicht darum, dass ein Immobilienunternehmen Software kauft. Es war eine Partnerschaft zwischen Anyspace und Lime, in der wir gemeinsam die gesamte Branche verändern. Wir machen die Dinge anders, und Lime unterstützt uns dabei.“

Der Go-live war ein bewusst gewagter Schritt. Das System wurde praktisch über Nacht eingeführt, und da das Betriebsmodell im Vorfeld sorgfältig entwickelt worden war, begann der Lernprozess sofort. Das CRM wurde unmittelbar Teil der täglichen Arbeit – im Vertrieb, im Kundenservice und im Immobilienbetrieb.

„Wir haben inzwischen erkannt, dass dies eine fortlaufende Reise ist. Wir machen vieles anders, als es in der Branche üblich ist. Das Ziel bleibt dasselbe: Probleme aus einer menschlichen Perspektive lösen und Technologie so einsetzen, dass sie sich für den Kunden als besserer Service bemerkbar macht.“

Die Wirkung zeigt sich auch nach außen. „Heute wenden sich Menschen an uns und fragen: ‚Was könnt ihr für uns tun, wie könnt ihr uns helfen, diese Flächen zu vermieten?‘“, sagt Sundberg. „Ganz klar: Diese agile Arbeitsweise – die menschzentrierten Service mit einem auf Lime CRM basierenden Prozess verbindet – schafft Vertrauen und weckt Interesse.“

Anyspace hat ein Modell geschaffen, das nicht nur die eigenen Abläufe verbessert, sondern auch als Vorbild für die gesamte Branche dient. „Wir haben die Vermietung nicht einfach digitalisiert – wir haben ein Geschäftsmodell geschaffen, das zeigt, wohin sich die Branche entwickeln kann.“