Kiinteistöalan KPI-mittarit: näin saavutat tavoitteesi
Saavutatteko sinä ja yrityksesi tämän kuun tavoitteet? Entä tiedätkö, missä mennään juuri nyt?
Vaikeita kysymyksiä, mutta sitäkin tärkeämpiä. Menestys alkaa selkeistä tavoitteista ja oikeista työkaluista niiden seuraamiseen. Näytämme, miten kiinteistöalalla voidaan hyödyntää KPI-mittareita tehokkaamman työskentelyn ja parempien tulosten saavuttamiseksi.
Mitä KPI tarkoittaa?
KPI tulee sanoista Key Performance Indicator eli keskeinen suorituskykymittari, ja se mittaa suoriutumistasi. KPI-mittareita käytetään yleisesti taloudellisen kehityksen seuraamiseen tai tiettyjen toimenpiteiden tulosten arviointiin. Niitä mitataan aina määritellyn ajanjakson aikana.
Seuraamalla oikeita KPI-mittareita saat selkeän kuvan siitä, oletko sinä ja yrityksesi matkalla kohti tavoitteitanne. KPI-mittarit voivat myös auttaa saamaan koko organisaation liikkumaan yhteiseen suuntaan.
Seuraamisen arvoiset KPI-mittarit riippuvat liiketoimintasi luonteesta. Myöhemmin tässä artikkelissa käymme läpi mittarit, jotka ovat yleensä tärkeimpiä kiinteistöalan ammattilaisille, erityisesti liikekiinteistöjen omistajille ja asuntorakennuttajille.
Selkeät tavoitteet, yhteinen suunta ja parempi kokonaiskuva? Kuulostaa hyvältä! Haluan nähdä, miten tämä toimii käytännössä.
5 syytä, miksi KPI-mittareita kannattaa seurata
Mitä hyötyä tavoitteiden asettamisesta ja tulosten mittaamisesta sitten on?
1) Saat enemmän irti potentiaalistasi ja saavutat tavoitteesi helpommin
Kun asetat kuukausittaiset KPI-tavoitteet esimerkiksi käyttöasteelle tai myyntivolyymille, näet nopeasti, eteneekö tiimisi budjetin mukaisesti. Jos tulokset eivät vastaa odotuksia, voit muuttaa suunnitelmaa ajoissa. Näin tavoitteet eivät jää pelkiksi numeroiksi raporttiin.
2) Kohdistat resurssit sinne, missä niitä tarvitaan
Kun vertailet eri KPI-mittareita keskenään, sinun on helpompi tehdä perusteltuja päätöksiä resurssien kohdentamisesta. Liikekiinteistöjen omistajalle tämä voi tarkoittaa esimerkiksi niiden kohteiden tunnistamista, joissa tyhjät toimitilat aiheuttavat suurimmat tulonmenetykset. Asuntorakennuttaja taas voi selvittää, missä projekteissa on eniten taloudellista potentiaalia. Kun tiedät, mihin kannattaa panostaa, resurssit eivät kulu vääriin asioihin.
3) Autat jokaista onnistumaan työssään
Olemme huomanneet, että myös henkilökohtaisen suoriutumisen seuranta voi parantaa tuloksia. Aseta siis selkeät, KPI-mittareihin perustuvat tavoitteet ja seuraa niiden toteutumista säännöllisesti. Tue niitä, joilla on haasteita tavoitteiden saavuttamisessa, ja anna tunnustusta onnistujille. Kun jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan ja miten oma työ etenee, onnistumiselle on huomattavasti paremmat edellytykset.
4) Teet fiksumpia päätöksiä ja kasvatat liiketoimintaa
Kun käytössäsi on luotettavaa dataa ja oikeat KPI-mittarit, strategisten päätösten tekeminen helpottuu kummasti. Kannattaisiko heikosti tuottavasta alueesta luopua? Kuinka kauan kaupan päättäminen keskimäärin kestää? Miten tyhjien toimitilojen määrä suhteutuu uusien yhteydenottojen määrään? Kun vastaukset löytyvät datasta, päätöksiä ei tarvitse tehdä pelkän tuntuman perusteella.
5) Panostat siihen, mikä toimii, ja jätät turhan tekemisen pois
KPI-seurannasta kerätty tieto kannattaa hyödyntää myös tulevien projektien suunnittelussa. Mikä tuotti tulosta? Mikä ei? Ja mitä seuraavalla kerralla kannattaisi tehdä toisin? Älä tyydy vain keräämään dataa. Tee siitä johtopäätöksiä, joiden avulla voit kehittää toimintaa ja saavuttaa entistä parempia tuloksia.
Oikeat KPI-mittarit yhdistävät koko organisaation
KPI-mittareiden hyödyntäminen niin tiimi- kuin yritystasolla on tärkeää pitkäjänteisen menestyksen kannalta. Kun mittarit ovat osa koko organisaation toimintaa, kaikki tekevät töitä yhteisten tavoitteiden eteen, vaikka eri osastoilla ja työntekijöillä olisi omat tapansa päästä niihin.
Mistä oikeat mittarit sitten löytyvät? Aloita yrityksesi strategiasta ja liiketoiminnan päätavoitteista. Mieti, mitä haluatte saavuttaa, ja valitse mittarit, jotka kertovat, oletteko menossa oikeaan suuntaan.
Tietyt tunnusluvut ovat kuitenkin erityisen hyödyllisiä lähes kaikille liikekiinteistöjen omistajille ja asuntorakennuttajille. Katsotaanpa niitä seuraavaksi!
Kiinteistöalan tärkeimmät KPI-mittarit
1) Vuokratuottojen kasvu alueittain
Aseta tavoitteet sille, kuinka paljon vuotuisten vuokratuottojen pitäisi kasvaa eri alueilla. Mieti yhdessä kollegoidesi kanssa, millaisilla toimenpiteillä tavoitteet voidaan saavuttaa. Voisitteko esimerkiksi neuvotella nykyisiä vuokrasopimuksia uudelleen, tarjota lisäpalveluja nykyisille vuokralaisille tai kehittää kiinteistöjä houkutellaksenne paremmin maksavia vuokralaisia? Kun tavoite on selkeä, on helpompi valita oikeat toimenpiteet sen saavuttamiseksi.
2) Vuokrattujen neliöiden tavoitteet ja toteuma alueittain
Kuinka paljon tilaa olette onnistuneet vuokraamaan eri alueilla? Vinkki! Älä seuraa pelkästään vuokrattujen neliöiden määrää, vaan selvitä myös, mistä kasvu tulee. Ovatko uudet vuokralaiset siirtyneet kilpailijoilta vai ovatko nykyiset asiakkaat laajentaneet tilojaan? Tällaiset tiedot voit merkitä helposti CRM-järjestelmään, jolloin kokonaiskuva pysyy ajan tasalla.
Toinen vinkki: Tarkastele mittareita 1 ja 2 yhdessä. Kasvavatko vuokratuotot siksi, että vuokrattuja neliöitä on enemmän, vai ovatko muut toimenpiteet tuottaneet tulosta?
3) Vuotuinen vuokratuotto työntekijää kohden
Henkilökohtaiset KPI-mittarit auttavat seuraamaan tuloksia ja tunnistamaan, millaista tukea eri työntekijät tarvitsevat. Samalla voit huomata, tuleeko joiltakin alueilta enemmän potentiaalisia asiakkaita kuin toisilta. Mitä asialle voisi tehdä? Voisiko markkinointi auttaa kasvattamaan kiinnostusta? Vai olisiko aika panostaa aktiivisempaan uusasiakashankintaan? Oikeat mittarit auttavat tunnistamaan tilanteet, joissa tarvitaan uusia toimenpiteitä.
4) Potentiaalisten asiakkaiden määrä kiinteistöä kohden
Kun seuraat, kuinka paljon kiinnostusta eri kiinteistöt herättävät, pystyt paremmin arvioimaan, kuinka nopeasti vapautuvat tilat saadaan vuokrattua uudelleen. Jos kiinnostusta on odotettua enemmän, vuokratasossa saattaa olla korotusvaraa. Jos yhteydenottoja taas tulee vähän, kannattaa miettiä, miten kohteesta saisi houkuttelevamman. Olisiko aika päivittää kuvat, kokeilla erilaista markkinointia tai harkita remonttia?
5) Yleisten tiedustelujen määrä
Onko tietyllä alueella vapautumassa useita kiinteistöjä tai toimitiloja, mutta kiinnostuneita asiakkaita ei juuri näy? Silloin on aika toimia. Ehkä alueen markkinointiin kannattaa panostaa enemmän. Tai pitäisikö jopa harkita joidenkin kohteiden myymistä? Isotkin strategiset päätökset ovat helpompia, kun niiden tueksi on luotettavaa dataa.
6) Potentiaalisten asiakkaiden konversioprosentti
Kuinka moni potentiaalisista asiakkaista päätyy lopulta asiakkaaksesi? Laske onnistuneiden kauppojen määrä ja jaa se kaikkien kontaktoitujen potentiaalisten asiakkaiden määrällä. Näin saat selville konversioprosentin. Mittarin avulla voit arvioida, kuinka monta asiakaskontaktia tarvitset vuokraus- tai myyntitavoitteidesi saavuttamiseksi. Kätevää, vai mitä?
7) Kauppojen keskimääräinen arvo
Helpot kaupat houkuttelevat, mutta välillä kannattaa nostaa katse myös suurempiin mahdollisuuksiin. Seuraa siis kauppojen keskimääräistä arvoa ja arvioi, millaiset asiakkuudet ja sopimukset ovat liiketoiminnallesi kannattavimpia.
Jos työskentelet liiketilojen vuokrauksen parissa, yksi tärkeä mittari on nettovuokraus. Alkuperäisen määritelmän mukaan se lasketaan vähentämällä uusien vuokrasopimusten tuotot päättyneiden sopimusten arvosta. Muista myös huomioida uuden vuokralaisen hankinnasta aiheutuvat investoinnit, kuten markkinointi ja tilojen muutostyöt. Nettovuokrauksen kokonaisarvioinnissa huomioidaan siis päättyneet sopimukset, uudet sopimukset ja niihin liittyvät investointikustannukset.
Kun seuraat oikeita KPI-mittareita, sinun on helpompi varmistaa, että keskityt niihin toimenpiteisiin, joilla on parhaat edellytykset tuottaa tulosta.
Henkilökohtaiset KPI-tavoitteet auttavat koko tiimiä onnistumaan
Selkeät henkilökohtaiset tavoitteet auttavat motivoimaan työntekijöitä, tunnistamaan lisätuen tarpeet ja palkitsemaan onnistumisista. Kun jokainen tietää, mitä kohti tekee töitä, omaa kehitystä on helpompi seurata.
Vinkki! Muista myös palkita huippuosaajat ja osoittaa heille arvostusta. Kun hyvä työ huomataan, työntekijät pysyvät todennäköisemmin yrityksessä. Kokeneen myyjän menettäminen tulee yleensä huomattavasti kalliimmaksi kuin hänen palkitsemisensa.
Hyödyllisiä KPI-mittareita henkilökohtaiseen tavoitteiden seurantaan
- Kuukausittaisten aktiviteettien määrä, esimerkiksi tapaamiset, puhelut ja asunto- tai toimitilaesittelyt
- Itse hankittujen uusien asiakaskontaktien ja myyntikeskustelujen määrä
- Myytyjen kohteiden tai vuokrattujen neliöiden määrä suhteessa vuotuiseen vuokratuottoon
- Toteutuneiden kauppojen määrä, arvo ja koko
KPI-seuranta käytännössä: Advanced BI Lime CRMä
Nyt tiedät, mitä KPI tarkoittaa, miksi mittareita kannattaa seurata ja mitkä tunnusluvut ovat erityisen tärkeitä kiinteistöalalla. Mutta miten saat kaiken tämän tiedon helposti ymmärrettävään muotoon ja seuraat tavoitteiden toteutumista ilman loputonta taulukoiden pyörittelyä?
Tiedämme, kuinka tärkeää ajantasainen tieto on päätöksenteossa. Siksi olemme kehittäneet Lime CRM:ään oman Advanced BI -ominaisuuden. BI tulee sanoista Business Intelligence, eli liiketoimintatiedon hyödyntäminen. Advanced BI yhdistää suoraan CRM-järjestelmästä saatavan laadullisen ja määrällisen datan selkeäksi kokonaisuudeksi, jonka avulla voit tehdä fiksumpia, tietoon perustuvia päätöksiä.
Vähemmän arvailua, enemmän tietoa päätösten tueksi!
Mitä Advanced BIä voi tehdä?
Advanced BI:n avulla voit:
- Määrittää KPI-mittarit suoraan CRM-järjestelmään. Kaikki tärkeimmät tavoitteet löytyvät samasta paikasta.
- Seurata aktiviteetteja, kuten myyntipuheluja ja kohde-esittelyjä.
- Rakentaa selkeitä dashboardeja esimerkiksi myyntiputken tai tulevien vapautuvien tilojen seuraamiseen.
- Mitatа liidien jakautumista eri kiinteistöjen ja alueiden välillä.
- Luoda omat näkymät työntekijöille, tiimeille ja koko yritykselle. Jokainen näkee juuri oman työnsä kannalta olennaiset luvut.
- Tehdä datasta kiinnostavampaa ja helpommin ymmärrettävää, jotta koko organisaatio innostuu hyödyntämään sitä.
- Jakaa tietoa myös CRM ulkopuolelle, esimerkiksi johdolle tärkeiden päätösten tueksi.
Haluatko nähdä, miten tämä toimii käytännössä?
Käytitpä jo Lime CRM:ää tai vasta tutustut KPI-seurannan ja BI-työkalujen mahdollisuuksiin, autamme mielellämme sinua ja tiimiäsi saamaan datasta enemmän irti. Ota yhteyttä kiinteistöalan asiantuntijoihimme, niin jutellaan lisää!
Haluatko kasvattaa myyntiäsi?
Löydetään yhdessä ratkaisu, joka auttaa sinua hankkimaan uusia asiakkaita ja tekemään nykyisistä asiakkaistasi yrityksesi uskollisia suosittelijoita!