Det finnes et økende behov for nettbaserte administrerende systemer for å holde tritt med en verden som blir stadig mer digitalisert. Selskaper må ganske enkelt effektivisere prosessene sine, og software er i ferd med å bli den mest populære strategien for å gjøre det. Work order management-prosessen er ikke et unntak, og det finnes en rekke systemer på markedet som automatiserer deler av denne prosessen. I denne artikkelen gir vi deg fire fordeler ved å bruke nettbasert work order software for å administrere og spore arbeidsordre.
Hva er et work order system (arbeidsordresystem)?
En arbeidsordre (work order) er et dokument som gir informasjon om en spesifikk oppgave og forklarer hvordan denne oppgaven skal fullføres. En arbeidsordre kan inneholde instruksjoner om lokasjon, tid, omfang, forventninger og hvem oppgaven er tildelt.
Et arbeidsordresystem – på engelsk kalt et work order management system – digitaliserer opprettelse, distribusjon og administrasjon av arbeidsordrer og effektiviserer håndteringen, ettersom det automatiserer repeterende deler av prosessen. Et work order management system gjør det mulig å spore og administrere serviceordre informasjon med sanntidssporing og statusoppdateringer. Systemet dokumenterer også alle tidligere arbeidsordre og kan inkludere brukte ressurser og tilbakemelding på utført arbeid.
En arbeidsordre er mest vellykket når prosessen går jevnt fra ett trinn til det neste. Et godt arbeidsordresystem har flere fordeler og bidrar til å unngå høye kostnader, unødig bruk av tid på manuelt arbeid og nedetid for utstyr.
Fordeler med å bruke et work order management system
Et work order system forenkler planlegging og administrasjon av arbeidsordre. Den gjør også fremtidig planlegging og estimering av ressurser og vedlikeholdsarbeid tilgjengelig ved å dokumentere tidligere arbeid og gjøre det enkelt å analysere.
1. Effektivitet i administrasjon og kommunikasjon
Å ha et sofistikert work order management system er en av de sikreste måtene å øke effektiviteten på, ettersom det reduserer manuelt arbeid og eliminerer overvåking. Det gir anleggsledere en mulighet til å ha en forebyggende tilnærming til vedlikehold, siden de kan følge alle arbeids- og utstyrsstatuser i sanntid og derfor foreta bedre prioritering av arbeidsordre. Ledere vil også automatisk bli varslet om tjenesteforespørsler, statusendringer og nødsituasjoner og kan derfor reagere raskt i disse situasjonene. Systemet tillater også en effektiv kommunikasjon mellom anleggsledere, vedlikeholdsarbeidere og sluttbrukere.
Veidekkes kontor- og feltarbeidere bruker Lime Work Order for enkelt å administrere arbeidsordrer, og de har siden sett en høyere kvalitet i hver kundeinteraksjon.
2. Produktivitet for vedlikeholdsarbeidere
Et nettbasert work order system er et godt støtte for vedlikeholdsarbeidere fordi det gir mulighet til å se arbeidsordre og statusoppdateringer i sanntid på feltet med en hvilken som helst enhet. Siden all nødvendig informasjon og spesifikke instruksjoner ligger i den digitale arbeidsordren, kan vedlikeholdsarbeidere umiddelbart starte arbeidet uten forsinkelser. De kan også effektivt oppdatere arbeidsstatus og rapportere detaljer om arbeidet på en mobil enhet når de er ferdige.
3. Reduserte kostnader ved forebyggende vedlikehold
En strømlinjeformet work order-prosess reduserer vedlikeholdskostnadene ved å gjøre intelligent valg av en vedlikeholdsarbeider med passende erfaring og bakgrunn. I tillegg kan en arbeider i en passende avstand fra arbeidsstedet velges for oppgaven. Dette minimerer den totale tiden og ressursene for å fullføre en arbeidsordre.
Et godt planlagt vedlikeholdsprogram og et work order program for å overvåke utstyr lar arbeidere utføre mer forebyggende vedlikehold enn kostbare nødreparasjoner. Dette forlenger også levetiden til utstyret, forårsaker en minimal nedetid og reduserer derfor kostnadene.
4. Forbedret planlegging og budsjettering med data
Work order management-systemer kan samle inn og måle data og prestasjon for tidligere arbeidsordrer. Denne informasjonen kan brukes av ledelsen til å ta beslutninger, planlegge ressurser og budsjettere for fremtiden. Systemet kan også bli brukt til å planlegge forebyggende vedlikehold for å unngå uforutsett nedetid og utskiftninger. Planleggingen er automatisert og basert på tidligere data fra tidligere registrerte arbeidsordrer.
Les mer:
5 måter å forbedre effektiviteten med field service management
Hvorfor trenger jeg et work order management system?
De nevnte fordelene i denne artikkelen antyder at et work order system som tilpasses til dine behov er i stand til å automatisere deler av prosessen og forbedre informasjonsflyten mellom alle involverte deler. For å oppsummere, et sofistikert work order system gir deg disse fordelene:
- Automatisert overvåking og sporing av utstyr, minimerer manuelt arbeid.
- Tilgang til all informasjon for vedlikeholdsarbeidere på feltet, forbedrer produktiviteten.
- Forebyggende vedlikehold, forlenger utstyrets levetid og reduserer kostnadene.
- Data fra registrerte arbeidsordre gir bedre planlegging og budsjettering for fremtiden.
