Vad gör dig till proffs på mötesbokning? Är tricket att ringa så många samtal som möjligt? Nej, det finns flera strategier för att öka din hit rate när du ska boka möten. Några av sakerna som är viktiga för framgång är struktur, disciplin och uppföljning.

Att boka möten kan verka enkelt: Ring upp potentiella kunder från en lista, hitta en tid för ett möte och boka in det i kalendern. Men om du själv har suttit där timme efter timme och ringt nummer där ingen svarar vet du att verkligheten är annorlunda.

Låt oss vara ärliga, mötesbokning är ett repetitivt arbete. Det svåraste är att hålla motivationen uppe över tid. Därför tjänar hela säljteamet på att aktivt arbeta med strategier för att göra mötesbokningen så effektiv som möjligt.

Bygg din strategi för mötesbokning med smarta förberedelser i ert CRM-system.

Hitta nya kunder direkt i CRM

Vem köper dina produkter och tjänster? Om du har svaret är det enkelt att ta fram listor på potentiella kunder. Du behöver bara sätta upp ett antal kriterier i ditt CRM-system. Med en enkel sökning kan du matcha dina kriterier med aktuell företagsinformation för att inte bara hitta rätt företag, utan också rätt person.

Effektiv mötesbokning bygger på att du alltid har en färdig lista att ringa på. Listan kan vara specificerad mot ett visst geografiskt område, branscher, titlar eller något annat affärskritiskt kriterium som matchar din idealkund. Det viktiga är att säljteamet systematiskt bearbetar alla prospekt för att nå så många potentiella kunder som möjligt.

Varför är det mer effektivt att segmentera listan utifrån olika kriterier? Det beror på att varje mötesbokare eller säljare kan förbereda sig på just de utmaningar och situationer som karaktäriserar den specifika kundgruppen. Låt oss förklara hur det hänger ihop!

Kvalificerad mötesbokning som möter kundens behov

Sätt dig in i kundens situation: Du får ett samtal av en säljare som vill boka in ett möte. Vad avgör om du tackar ja? Det beror såklart på om du tror att mötet kan lösa en utmaning eller problem. Just därför är behovsanalysen extra viktig för mötesbokare som ofta ringer kalla samtal.
När du arbetar med segmenterade listor blir det enklare att göra en korrekt behovsanalys. Det gör du genom att lista gemensamma nämnare på alla mottagare i listan. Ett exempel kan vara att du ska ringa på en lista som innehåller:

  • verksamhetschefer
  • för privata bolag
  • som har en omsättning mellan 50 och 100 miljoner om året
  • med placering i Västra Götaland
  • som verkar inom energibranschen.

Se de första samtalen som en möjlighet att ställa frågor till din behovsanalys. Ju bättre du förstår kunden, desto enklare är det att presentera ett erbjudande som skapar värde för kunden. Det leder oss osökt in på nästa steg i processen; att ta fram ett manus med en riktigt bra säljpitch.

Därför behöver mötesbokaren ett manus för kalla samtal

Skriv ett manus för ditt säljsamtal. Föreställ dig kundens invändningar och skriv ner motargument. Att använda ett säljmanus innebär inte högläsning i telefonen. Nej, det viktiga är den mentala process du som mötesbokare går igenom. Att vara mentalt förberedd på frågor och invändningar är ett effektivt sätt för att kunna bemöta kunden och ge rätt svar.

Ditt säljmanus sätter riktlinjer och en agenda för vart du vill leda samtalet. För en sak är säker: Du behöver hjälpa kunden att identifiera sina behov och presentera en attraktiv lösning. Syftet med ditt säljmanus är att matcha kundens behov och öva upp din säljpitch så att du kan den på dina fem fingrar. Först då kommer du att utstråla förtroende, vilket är en avgörande faktor för framgångsrik försäljning.

Öva på ditt manus, gärna med en kollega eller säljcoach som kan ställa motfrågor. När du ringer kalla samtal, stanna upp ibland och utvärdera ditt säljmanus: Vad fungerar och vilka delar kan du förbättra?

Lyft luren och boka nästa möte


Du har förberett en lista med aktuell företagsinformation, gjort din behovsanalys och skrivit ett säljmanus. Nu är det bara att lyfta luren för att boka ett möte! Det låter enkelt, men du maximerar ditt resultat med tre enkla knep:

  1. Bestäm hur många samtal du ska ringa eller hur många möten du ska boka. Genom att sätta tydliga mål är du säker på att din sales pipeline alltid fylls på med ett jämnt flöde av kvalificerade leads.
  2. Sätt på ditt bästa leende. När du ler frigörs endorfiner, vilket gör dig lugn. Då är det enklare att hålla ett tonläge som utstrålar både positivitet och trovärdighet under samtalet.
  3. Leta efter kundvärdet i varje samtal. Ditt jobb är att boka in så många möten som möjligt. Samtidigt vet vi båda att alla prospekt inte kommer tacka ja. För att hålla uppe motivationen kan det hjälpa att se värdet du ändå kan skapa för kunden, även i samtal med negativt utfall.

Utvärdering är en viktig del av kvalificerad mötesbokning

“Bara kör” är en bra devis när det kommer till mötesbokning, men i längden lönar det sig att utvärdera din säljteknik och vad som faktiskt skapar resultat. Det är inte bara antalet bokade möten som är viktigt, utan även kvaliteten på det bokade mötet. Att boka in tjugo möten som inte leder till en affärsmöjlighet är betydligt sämre än fem möten som alla leder säljprocessen framåt.

Vad är din hit rate för mötesbokning?

Om du har förberett dig enligt alla steg kan du med stolthet sträcka på ryggen. Du har nu skapat de bästa möjliga förutsättningarna för att öka din hit rate på antal bokade möten. Vill du veta din hit rate? Så här kan du räkna ut den:

Antal ringda samtal / antal bokade möten = hit rate för bokade möten

Om du ringer 100 samtal och bokar 10 möten så har du en hit rate på 10 procent. Är det bra eller dåligt? Jämför dig med mötesbokare i teamet och sträva efter att öka din hit rate. Men mötena måste också genomföras för att driva affären framåt, vilken leder oss till nästa fråga.

Hur många av dina bokade möten blir av?

Att boka en tid är inte en alltför stor uppoffring för kunden. Därför finns risken att mötet både ombokas och i värsta fall avbokas. En viktig KPI för mötesbokare är därför antal genomförda möten. Möten som inte blir av behöver inte bero på att du gjort ett dåligt jobb som mötesbokare. Det är också viktigt att se till hela processen:

  • Får kunden en tydlig bekräftelse på inbokade möten?
  • Skickar ni ut en påminnelse inför mötet?
  • Är agendan och syftet med mötet tydligt för kunden?

Om svaret är ja på dessa tre frågor så har du åtminstone goda förutsättningar att boka möten som skapar affärsnytta.

Utvärdera vilken dag och tid som fungerar

Man brukar säga att de bästa dagarna för säljsamtal är tisdag, onsdag och torsdag, men det kanske inte stämmer för din bransch. Finns det tider på dygnet som fungerar bättre för dig? Våga utvärdera och förfina din strategi för mötesbokning för att maxa ditt resultat.

Använd CRM för att följa upp resultatet av er mötesbokning

Med Lime CRM är det enkelt att utvärdera och förfina din strategi för mötesbokning. Som säljcoach kan du sätta på KPI:er för teamet och på individuell nivå, vilket gör det enkelt att stötta varje mötesbokare på bästa sätt.

Kom ihåg att motivation och ett gott humör är ett oslagbart recept för att nå framgång som mötesbokare!

Läs mer om hur Lime CRM förenklar er mötesbokning