Vad betyder KPI?

Förkortningen KPI står för key performance indicator. Det är alltså utvalda nyckeltal som mäter er prestation. KPI:er används traditionellt för att mäta företags ekonomiska utveckling. Inom försäljning och marknadsföring används KPI:er för att utvärdera resultatet av utvalda aktiviteter inom en viss tidsperiod.

Därför ger KPI:er resultat som syns över tid

Väl valda KPI:er ger säljavdelningen en visuell utvecklingskurva som tydligt svarar på om ni kommer att uppnå era mål. Därför är det viktigt att ha olika KPI:er som visar utvecklingen varje månad, vecka och i vissa fall även dag för dag.

Säljprocessen påverkar vilka KPI:er som skapar värde. Samtidigt ger väl definierade KPI:er en riktning för hela organisationen. Målet med KPI:er är att kunna följa arbetet över tid för att:

1) Kunna sätta en prognos som följer en lagd budget eller andra uppsatta mål.
Genom att ta fram nyckeltal för varje månad, vecka och arbetsdag säkrar du att ditt säljteam levererar i linje med uppsatt budget. Det gör att ni snabbt kan justera er säljstrategi för att maximera er potential och nå era säljmål.

2) Utvärdera verksamhetens resultat för att se om prioriterade aktiviteter leder till förväntat resultat.
Med ett antal utvalda KPI:er har säljteamet en tydlig prioritering av de aktiviteter som skapar resultat. Når ni månadens mål? Genom att följa upp nyckeltalen över tid får du en bättre förståelse för var era utmaningar ligger. På samma sätt ser du snabbt om någon KPI behöver justeras upp eller ned.

3) Följa upp individer och teams prestation över tid.
De flesta säljare är vana vid individuella säljmål. Med tydliga KPI:er och regelbunden uppföljning kan du som säljare snabbt se när du levererar i linje med dina mål. Säljchefer kan bättre stötta sina medarbetare när de vet vilka nyckeltal som varje medarbetare levererar på. Då kan du ge konkret stöd och insatser som ger en reell påverkan på resultatet.

 

 

Välj KPI:er som gynnar hela organisationen

För att ta fram hållbara KPI:er är det viktigt att nyckeltalen är förankrade i organisationen. Ni ska röra er mot samma mål, även om vägen dit ser olika ut för var och en.

Det finns särskilda fördelar med att synka valda KPI:er mellan försäljning och marknadsavdelningen. Det beror på att webbplatsen och marknadsföringen ofta är viktiga kanaler för inkommande leads som sälj sedan ska bearbeta.

På samma sätt är det viktigt att förankra utvalda KPI:er på ledningsnivå. Fördelen med det är:

  • Större möjligheter för övriga organisationen att bidra till ökat resultat genom att arbeta med inkommande leads från marknad, ökad kundnöjdhet och -lojalitet via support och kundtjänst, och feedback på försäljning av olika produkter och tjänster som kan vara till värde för produktutveckling och andra strategiska beslut.
  • Ökad förståelse för aktuella utmaningar och framgångar i säljorganisationen.
  • Tydliga argument för att till exempel rekrytera fler säljare eller förändring av provisionsmodeller med hänsyn till ökade resultat.

8 exempel på KPI:er inom B2B

Hur väljer vi rätt KPI:er? Frågan är lika vanlig som den är komplex. Verksamhetens övergripande mål, säljorganisationen och er säljstrategi påverkar vilka KPI:er och nyckeltal som är viktiga för försäljningen.

Att arbeta med KPI:er på avdelnings- eller organisationsnivå är viktigt för att få långsiktiga resultat. Men det kräver såklart att varje individ levererar. För att mäta prestationen hos enskilda säljare är det klokt att till exempel mäta antal bokade möten, antal skickade offerter och antal stängda affärer.

Med det sagt finns det ett antal återkommande nyckeltal som de flesta säljorganisationer använder för att mäta sin framgång. Här följer några exempel på KPI:er som är vanliga inom B2B-försäljning:

  1. Antal nya inkommande leads eller organisationsnummer
    När man arbetar med försäljning inom B2B är unika organisationsnummer viktiga. Det beror på att det ofta är enklare att merförsälja när du redan har en ingång till företaget. Därför är det extra viktigt att löpande fylla på med nya organisationsnummer i din pipeline.
  2. Antal kvalificerade leads (Sales qualified leads – SQL)
    Leads kan komma in på många sätt, men det är först när de är kvalificerade som säljare kan ta över och bearbeta leadet. Därför är antal SQL – sales qualified leads – en bra KPI för att säkra inflödet av potentiella kunder.
  3. Hit-rate för leads eller prospekt som blir kunder
    Hur många av dina prospekt blir kunder? Räkna på antalet vunna affärer och dividera det med hur många personer du varit i kontakt med. Då får du fram din hit rate. Med hjälp av detta nyckeltal kan du beräkna hur många kontakter eller leads som behövs för att nå era säljmål.
  4. Genomsnittlig tid från första kontakt till slutförd affär (Average Sales Cycle Length)
    Inom B2B-försäljning är det inte ovanligt att en affär tar flera månader att stänga. Särskilt när kunden inte känner till ditt företag sedan innan och du måste börja med att ringa kalla samtal. Genom att mäta tiden från första kontakt till slutförd affär lär du dig att stötta kunden på rätt sätt för snabbare beslut.
  5. Genomsnittligt värde per affär
    Hur stor blir skillnaden om du får upp det genomsnittliga värdet per affär med X antal procent? Att plocka de lågt hängande frukterna är alltid smart, men kom ihåg att utvärdera vilka affärer som har högst genomsnittligt värde.
  6. Genomsnittlig kostnad för varje ny kund (Customer Acquisition Cost – CAC)
    Vad kostar varje ny kund? Här kan du inkludera säljarens lön och tid, men också kostnad för marknadsföring, mötesbokning och relationsskapande events. Ingen kund kommer gratis, men med rätt underlag blir det enklare att veta vilka aktiviteter som är värdeskapande på riktigt.
  7. Kundens värde över tid, ofta kallat (Customer lifetime value – CLV)
    Hur många tjänster eller produkter har er genomsnittliga kund? Hur länge stannar kunderna hos er? Det är relevanta frågor när det kommer till att beräkna customer lifetime value (CLV).
  8. Ökningen av försäljningen från en tidsperiod till en annan (Försäljningstillväxt)
    Räkna ut ert resultat från en månad till en annan för att ta reda på er organiska försäljningstillväxt. Om försäljning är väldigt ojämn under olika delar av året kan ni också jämföra total ackumulerad tillväxt med motsvarande period föregående år.

En KPI kan mäta både aktivitet, resultat och effektivitet i säljorganisationen. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att ingen säljare är en ö, måluppfyllelsen styrs även av hur övriga organisationen presterar.

Supportchef med medarbetare i bakgrunden

Arbeta SMART med KPI:er

För att lyckas nå uppsatta KPI:er är det viktigt att nyckeltalen är tydligt definierade. Det gör du enklast genom att följa metoden för SMARTa mål. Fördelen med metoden är att du tydligt ser utvecklingen av era resultat.

Varje KPI ska vara:

  • S – Specifik
  • M – Mätbar
  • A – Accepterat
  • R – Realistisk
  • T – Tidsbunden

Alla säljavdelningar vill till exempel “öka försäljningen”. Det är bra, men det är inget specifikt mål. När anser man att man har ökat försäljningen? Genom att applicera SMART på målet kan vi istället förvänta oss något i stil med:

“Inom 3 månader ska försäljningsavdelningen ha ökat sina intäkter med 14 procent.”

Här har vi genast med tidsbunden (3 månader), specifik (ökat sina intäkter) och mätbar (14 procent).

Förutom detta ska målet vara realistiskt, vilket givetvis påverkas av hur situationen ser ut idag och hur snabbt ni i vanliga fall ökar era försäljningsmål.

Dessutom ska nyckeltalet vara accepterat. I det här  fallet bör innebära att du stämmer av i teamet om det finns någon osäkerhet kring huruvida målet är rimligt. Acceptans kan också komma från ledningen: Är detta ett för verksamheten prioriterat nyckeltal i linje med organisationens övriga mål?

 

Farväl Excel, säg hej till din nya KPI dashboard!

Det lönar sig att arbeta målstyrt. Med rätt verktyg blir arbetet enkelt. Du behöver inte sitta och uppdatera en Excel-fil för att följa utvecklingen. Istället kan du enkelt definiera KPI:er på teamnivå och individuell basis direkt i ert CRM.

Med Lime CRM kan du definiera och följa upp på mål för hela organisationen, ett helt team, individuella säljare och till och med per kund. Du definierar själv mål, tidsperiod och vem det gäller. Sedan kan du följa utvecklingskurvan på din KPI dashboard för att se säljteamets prestation över tid.

I kombination med företagsinformation och kundhistorik har säljkåren all information som behövs för att ta datadrivna beslut som ger resultat. Att sätta upp och utvärdera säljarnas måluppfyllelse har aldrig varit enklare.

Testa Lime CRM