CRM-järjestelmien vertailu: 7 asiaa, jotka kannattaa huomioida

Ajattele pitkällä tähtäimellä ja skaalautuvasti

Moni yritys huomaa liian myöhään, että CRM-järjestelmä on aika vaihtaa. Kun hankinnalla on kiire, valinta tehdään helposti nykyisten tarpeiden perusteella. Tulevaisuuden vaatimukset jäävät vähemmälle huomiolle. Ja ennen pitkää ollaan taas lähtöruudussa, etsimässä uutta järjestelmää.

Miten tämän voisi välttää? Kysy toimittajalta, miten järjestelmä mukautuu yrityksesi kasvuun ja muuttuviin tarpeisiin.

• Voiko järjestelmään lisätä helposti uusia käyttäjiä ja toiminnallisuuksia?
• Onko uusia moduuleja mahdollista ottaa käyttöön myöhemmin?
• Miltä järjestelmän kehityssuunnitelma näyttää tulevina kuukausina ja vuosina?

Tänään valitsemasi CRM-järjestelmän pitäisi palvella yritystäsi vielä vuosien päästä. Sen kannattaa siis ratkaista nykyisten haasteiden lisäksi myös tulevaisuuden tarpeita.

Lime CRM on rakennettu kasvamaan yrityksesi mukana. Modulaarisen rakenteensa ansiosta voit aloittaa juuri niillä toiminnoilla, joita tarvitset nyt, ja laajentaa kokonaisuutta liiketoimintasi kehittyessä. Näin järjestelmää ei tarvitse vaihtaa aina tarpeiden muuttuessa.

Pyydä toimittajaa näyttämään, miten CRM ratkaisee juuri teidän haasteenne

Yleinen tuote-esittely voi näyttää vakuuttavalta. Mutta kertooko se oikeasti, miten järjestelmä toimisi juuri teidän arjessanne? Älä tyydy pelkkään ominaisuuksien esittelyyn. Kerro jokaiselle toimittajalle yrityksesi todellisista haasteista ja tavoitteista ja pyydä näyttämään, miten heidän ratkaisunsa vastaisi niihin. Kokeneilla CRM-toimittajilla on usein kokemusta vastaavista tilanteista muiden asiakkaiden kanssa. He osaavat auttaa tunnistamaan, mitkä ominaisuudet ovat liiketoimintasi kannalta olennaisia ja mistä voisit hyvin luopua.

Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun järjestelmän valintaan osallistuu useita henkilöitä. B2B-ostajat vertailevat keskimäärin 4–5 toimittajaa ennen päätöksentekoa. Lisäksi 85–95 prosentissa tapauksista lopullinen valinta osuu toimittajaan, joka oli mukana jo alkuperäisessä ehdokaslistassa. Mitä paremmin toimittajan ehdotus vastaa juuri teidän tarpeitanne, sitä helpompi vaihtoehtoja on karsia ja päätöksenteossa edetä.

Näin toimimme Limelläkin. Pitkä kokemuksemme CRM-ratkaisuista on opettanut meille, että onnistunut järjestelmähankinta alkaa aina asiakkaan prosessien, tavoitteiden ja haasteiden ymmärtämisestä. Siksi emme aloita esittelyä loputtomalla ominaisuuslistalla. Haluamme ensin ymmärtää, mitä teidän yrityksenne oikeasti tarvitsee.

Anna tulevien käyttäjien testata järjestelmää ennen päätöstä

Myyntiesittelyssä kaikki voi näyttää täydelliseltä. Todellinen käyttökokemus selviää kuitenkin vasta, kun järjestelmää pääsee itse kokeilemaan. Ota siis CRM-järjestelmän valintaan mukaan ihmisiä, jotka tulevat käyttämään sitä päivittäin. Anna esimerkiksi myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun edustajien testata käyttöliittymää ja kertoa kokemuksistaan ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Tätä vaihetta ei kannata ohittaa. Heikko käytettävyys on yksi yleisimmistä syistä CRM-hankkeiden epäonnistumiseen. Jos järjestelmän käyttäminen tuntuu hankalalta jo esittelyvaiheessa, tuskin se muuttuu yhtään mukavammaksi kolmen kuukauden päivittäisen käytön jälkeen.

Tarvitseeko yrityksesi tukea myös uuden järjestelmän käyttöönottoon? Siinä apuun tulee Lime Intenz. Tiimimme auttaa viemään muutoksen osaksi työntekijöiden arkea ja varmistamaan, että uusi järjestelmä todella otetaan käyttöön. Pelkkä tekninen käyttöönotto ei riitä. Haluamme, että ihmiset myös innostuvat käyttämään uutta CRM-järjestelmäänsä!

Vertaile CRM-järjestelmien kokonaiskustannuksia, älä pelkkää hintalappua

CRM-järjestelmän hintavertailussa on helppo tuijottaa hankintahintaa ja unohtaa, mitä järjestelmä todellisuudessa maksaa pitkällä aikavälillä. Se olisi vähän sama kuin valitsisit auton pelkän ostohinnan perusteella selvittämättä sen kulutusta tai huoltokustannuksia. CRM-järjestelmän kokonaiskustannuksia kannattaa arvioida esimerkiksi viiden vuoden ajalta.

Huomioi ainakin:

• Lisenssimaksut
• Käyttöönoton kustannukset
• Integraatiot muihin järjestelmiin
• Lisämoduulit ja -ominaisuudet
• Ylläpito ja hallinnointi
• Asiakastuki ja muut lisäpalvelut

Lisenssimaksu on usein vain yksi osa kokonaisuutta. Käyttöönotto, järjestelmän hallinnointi ja lisäpalvelut voivat muodostaa huomattavasti suuremman kuluerän kuin ensimmäinen tarjous antaa ymmärtää.

Ole myös tarkkana ilmaisten tai erittäin edullisten CRM-järjestelmien kanssa. Alkuun pääsee ehkä pienellä kustannuksella, mutta käyttäjä- tai kontaktimäärän kasvaessa mukaan saattaa ilmestyä uusia maksuja. Yrityksen kasvu voikin tuoda mukanaan ikävän yllätyksen. Me Limellä kerromme avoimesti jo hankinnan alkuvaiheessa, mistä Lime CRM kustannukset muodostuvat. Näin voit arvioida kokonaiskustannuksia ja suunnitella investointia ilman turhia yllätyksiä.

Pyydä referenssejä omalta toimialaltasi

Toimittajan verkkosivuilla kaikki kuulostaa yleensä hyvältä. Mutta mitä mieltä järjestelmää jo käyttävät asiakkaat ovat? Pyydä toimittajalta referenssejä omalta toimialaltasi ja selvitä, voisitko keskustella suoraan heidän asiakkaidensa kanssa. Pelkkään asiakastarinaan ei tarvitse tyytyä. Tämä kannattaa, sillä lähes kolme neljästä B2B-ostajasta luottaa muiden asiakkaiden ja kollegoiden suosituksiin enemmän kuin toimittajan omiin verkkosivuihin.

Me Limellä tarjoamme toimialakohtaisia CRM-ratkaisuja muun muassa kiinteistöalalle, rakennusalalle, valmistavaan teollisuuteen, kunnille, asiantuntijayrityksille ja energia-alalle. Voimme myös esitellä asiakasreferenssejä suoraan sinun toimialaltasi.

Esimerkiksi Micael Lindqvist ESEMiltä kuvaili yrityksen CRM-valintaa näin:

”Valitsimme Limen, koska yritys täytti vaatimuksemme erityisesti tukipyyntöjen ja liiketoiminnan hallinnoinnin osalta. Ennen kaikkea keskustelut muiden alan toimijoiden kanssa osoittivat, että Limellä on vahvaa toimialaosaamista.”

Varmista, että koulutus ja tuki jatkuvat myös käyttöönoton jälkeen

Edullisesta järjestelmästä ei ole paljon iloa, jos työntekijät eivät osaa käyttää sitä tai apua ei saa silloin, kun sitä tarvitaan. Jotkut toimittajat voivat pitää aloituskustannukset alhaisina tinkimällä koulutuksesta. Säästö ei välttämättä näy tarjouksessa, mutta sen seuraukset näkyvät nopeasti arjessa. Jos työntekijät eivät koskaan opi käyttämään järjestelmää kunnolla, tehtäviä aletaan helposti hoitaa taas manuaalisesti. Juuri sitä työtä, jota CRM-järjestelmän piti vähentää!

Siksi laadukas asiakastuki on tärkeää vielä pitkään käyttöönoton jälkeen. Se auttaa työntekijöitä hyödyntämään järjestelmää ja ehkäisee palaamista vanhoihin toimintatapoihin.

Selvitä, mitä koulutusta alkuun sisältyy, miten järjestelmän tuki toimii ja miten toimittaja tukee sinua pitkällä aikavälillä, ei vain itse käyttöönoton aikana. Limellä tämä on tärkeä osa työskentelytapaamme. Hoidamme koko arvoketjun itse kehityksestä ylläpitoon ja tukeen omilla työntekijöillämme, emme riippumattomien kumppanien varassa, joihin monet muut toimittajat tukeutuvat.

Selvitä, missä CRM-toimittaja sijaitsee ja kuka voi päästä käsiksi tietoihisi

Kysymys päätyy harvoin vaatimuslistalle, mutta se on ajan myötä noussut yhä merkityksellisemmäksi.

Yhdysvaltain CLOUD Act voi velvoittaa yhdysvaltalaiset yritykset luovuttamaan tietoja Yhdysvaltain viranomaisille riippumatta siitä, missä päin maailmaa tiedot fyysisesti sijaitsevat. Laki pätee silloinkin, kun palvelin on Frankfurtissa tai Tukholmassa, kunhan toimittaja on yhdysvaltalainen yritys. Tämä aiheuttaa oikeudellisen ristiriidan eurooppalaisten tietosuojasääntöjen kanssa, sillä GDPR ei lähtökohtaisesti salli henkilötietojen luovuttamista EU:n ulkopuolisille viranomaisille ilman osapuolten välistä virallista sopimusta.

Toisin sanoen se, missä palvelin fyysisesti sijaitsee, on usein vähemmän ratkaisevaa kuin se, kenellä on lain mukaan oikeus päästä siihen käsiksi.

Tämä on yksi syy siihen, että eurooppalaisten ratkaisujen kysyntä on viime aikoina kasvanut niin nopeasti. Euroopan investointien ”Sovereign Cloud” -ratkaisuihin ennustetaan kasvavan vuonna 2026 83 prosenttia, mikä on maailman nopein kasvu. Suuntaus näkyy jo: Ranska siirtää viranomaistensa tietokoneet Windowsista Linuxiin, ja vastaavia hankkeita on käynnissä muun muassa Tanskassa, Itävallassa, Italiassa ja Saksassa. Toistaiseksi kehitystä vie eteenpäin lähinnä julkinen sektori, mutta yhä useammat yksityiset yritykset esittävät toimittajilleen samoja kysymyksiä, erityisesti asiakastietoja käsittelevien järjestelmien kohdalla.

CRM-järjestelmä on määritelmänsä mukaan juuri tällaisten tietojen kokoelma: asiakastiedot, viestintähistoria ja liiketoimintatiedot. Siksi toimittajan kotimaa, tietojen säilytyspaikka ja niihin kohdistuvat oikeudelliset velvoitteet kannattaa ottaa mukaan CRM-vertailuun.

Olemme ruotsalainen yritys, ja alustaamme ylläpidetään EU:n sisällä sijaitsevissa datakeskuksissa. Tämä tekee meistä aidosti EU-pohjaisen toimittajan sekä yrityksenä että sen osalta, miten tietojasi käsitellään ja säilytetään. Tietosi on lisäksi turvattu virallisella tietojenkäsittelysopimuksella (DPA), joka tuo sitä selkeyttä, jota GDPR meiltä toimittajana edellyttää.

Kysy siis jokaiselta toimittajalta suoraan: Oletteko eurooppalainen yritys, missä tietojamme säilytetään ja kuka voisi teoriassa pyytää pääsyä niihin?

Jos haluat perehtyä aiheeseen syvemmin, olemme kirjoittaneet lisää siitä, miten Lime CRM tukee GDPR-vaatimustenmukaisuutta, täällä.

Miten Lime CRM pärjää vertailussa?

Lime on ruotsalainen, eurooppalainen yritys. Kehitämme CRM-järjestelmämme itse, otamme sen käyttöön yhdessä kanssasi ja tarjoamme asiakastuen omien asiantuntijoidemme voimin.. Tämä erottaa meidät monista CRM-alustoista, joilla käyttöönotto ja tuki hoidetaan usein ulkopuolisten kumppanien kautta. Se voi tarkoittaa ylimääräisiä välivaiheita ja hitaampaa tukea, koska asiat kulkevat välikäden kautta sen sijaan, että tavoittaisit toimittajan suoraan. Meillä asioit suoraan järjestelmän kehittäjän kanssa.

Mikä erottaa Lime CRM muista?

Mutta miten Lime CRM pärjää, kun käytämme edellä esiteltyä pisteytysmallia ja vertaamme sitä kahteen yleiseen vaihtoehtoon? Vertailu on luonnollisesti tehty meidän näkökulmastamme, joten emme väitä sitä täysin puolueettomaksi. Se kuitenkin havainnollistaa, miten pisteytystä voi hyödyntää käytännössä.

Erotumme erityisesti toimialasopivuudessa, referensseissä, koulutuksessa ja tuessa sekä eurooppalaisessa tietojenkäsittelyssä. Näillä alueilla toimintamallimme – oma kehitys, oma tuki ja syvä kokemus tietyiltä toimialoilta – merkitsee enemmän kuin pelkkä koko.

Suuri globaali alusta voittaa usein pelkällä skaalautuvuudellaan ja kolmansien osapuolten integraatioiden laajuudella.

Oletko valmis ottamaan seuraavan askeleen?

Yleisimmät syyt CRM-hankkeiden epäonnistumiseen ovat harvoin teknisiä: useimmiten kyse on siitä, että johto ei ota vastuuta eikä sitoudu, ei itse alustasta. Lue lisää artikkelista ”Miksi jotkin CRM-hankkeet onnistuvat – ja toiset eivät”

Vertailetko jo CRM-järjestelmiä? Autamme mielellämme selvittämään, mitkä kysymykset ovat sinulle todella tärkeitä!