Rakkaalla lapsella on monta nimeä; tiketöintijärjestelmää kutsutaan myös ticketing tool -järjestelmäksi, CRM:ksi tai asiakaspalvelujärjestelmäksi.
Se on yksinkertaisesti tietojärjestelmä, joka kerää kaiken tiedon asiakkaistanne ja järjestää asiakastiedot yksilöllisen viitenumeron avulla.
Joka kerta kun asiakas ottaa teihin yhteyttä, on yhteydenotto osa uutta tai jo meneillään olevaa asiaa. Vaikka ette vielä tällä hetkellä työskentelisi jäsennellysti ticketing managementin parissa, tulette hyötymään runsaasti juuri teidän toimintaanne mukautetun ticketing tool -järjestelmän käyttämisestä.
Miksi teidän kannattaisi käyttää tiketöintijärjestelmää?
Parempi palvelurakenne lisää asiakastyytyväisyyttä
Asiakaspalvelunne asiakirja- ja tiketöintijärjestelmän käytön tavoitteena on asiakastyytyväisyyden lisääminen. Jäsennellyn ticketing managementin ansiosta voitte olla varmoja siitä, että kaikki asiat käsitellään oikealla tavalla.
Asioiden nopeampi käsittely
Sekä sähköpostien että puheluiden vastausajat lyhenevät alkaessanne hallinnoida tietojanne ja viestintäänne. Heti asiakkaan soittaessa käsittelijä näkee, mitä palveluja asiakas käyttää ja mitä aiempien yhteydenottojen aikana on puhuttu. Molemmat osapuolet säästävät aikaa. Asiakas ei joudu yhdistetyksi toiselle henkilölle, eikä käsittelijän tarvitse käyttää aikaa oikean tiedon etsimiseen.
Sähköinen tiketöintijärjestelmä standardisoiduilla tarkistuslistoilla
Kaikki asiat eivät ole samanlaisia, mutta monet työvaiheet toistuvat usein. Standardisoitujen tarkistuslistojen avulla käsittelijän on helppo seurata tilanteita ja reagoida oikein jokaiseen asiaan. Mikäli saman asian parissa työskentelee useita henkilöitä, auttaa tarkistuslista minimoimaan päällekkäisen työn tai puutteellisen vastauksen riskin.
Tilastointi auttaa virtaviivaistamaan työtä
Onko kaikkien saapuvien asioiden luokittelu tärkeää? Kyllä, mikäli haluatte voida käyttää tilastotietoa prosessienne parantamiseen.
On tavallista olla huolissaan siitä, että uusi järjestelmä luo entistä enemmän hallinnointityötä. Ratkaisu on löytää tasapaino dokumentoitavien asioiden sekä niin kutsuttujen pika-asioiden välillä. Pika-asiat tulee voida käsitellä yhdellä tai kahdella napin painalluksella.
Salli tiketöintijärjestelmän keskustella muiden järjestelmienne kanssa
Asiakaspalvelujärjestelmän ideana on kerätä kaikki merkittävä asiakastieto yhteen paikkaan. Se, mitkä järjestelmät voidaan yhdistää, riippuu usein toiminnan tyypistä sekä toimialasta.
Esimerkiksi kiinteistöalan yrityksen on yhdistettävä asiakaspalvelunsa kiinteistöjärjestelmäänsä, kun taas kunnan on voitava käsitellä monia eri tyyppisiä asioita. Lisäksi kunnat tarvitsevat järjestelmän, josta on tarvittaessa mahdollisuus jättää tietoja pois julkisuusperiaatteen niin edellyttäessä.
Valitse oikea ticketing tool -järjestelmä – mukautettu juuri teidän toimialallenne
Oikein valitseminen ei ole aina helppoa. Jos aiotte alkaa käyttää tai aiotte vaihtaa tiketöintijärjestelmää, on tärkeää asettaa sen toiminnallisuudelle oikeat vaatimukset. Järjestelmien välinen integraatio ei ole ainoa asia, jonka täytyy toimia. Yhtä tärkeää on, että työntekijänne oppivat nopeasti ymmärtämään ja käyttämään järjestelmää.
Monille yrityksille on myös tärkeää, että tiketöintijärjestelmä tukee tietyn toimialan tavallisimpia prosesseja.
Hyvä esimerkki on kiinteistöala, jossa tärkeintä on ticketing managementin yhdistäminen kiinteistöjärjestelmään. Kyseiset järjestelmät ovat usein hyvin suljettuja, joten niiden yhdistäminen muihin järjestelmiin voi olla vaikeaa.
Jos tarvitset toimittajan uudelle asiakaspalvelujärjestelmälle – valitse joku, jolla on kokemusta sinun yrityksesi toimialalta. Limellä on monen vuoden kokemus integraatioista kiinteistöjärjestelmiin, kuten esimerkiksi VITEC, Momentum ja Fast2.
Liikkuva ticketing management kentällä oleville työntekijöille
Kaikilla työntekijöillä ei tarvitse olla pääsyä samoihin tiketöintijärjestelmän toimintoihin. Kaikkien työntekijöiden pääsy tietokoneelle ei ole myöskään taattua. Silloin asiat täytyy hoitaa puhelimella tai tabletilla.
Kentällä oleville työntekijöille – kuten esimerkiksi kiinteistönhoitajille – voi liikkuva ticketing management tarkoittaa sitä, että:
- Asiakaspalvelu vastaanottaa vikailmoituksen.
- Asiakaspalvelu lähettää työtilauksen eteenpäin kiinteistönhoitajalle.
- Kiinteistönhoitaja lukee asian ja merkitsee sen korjatuksi.
Prosessia on helppo seurata ja asiakaspalvelu näkee suoraan, kun asia on hoidettu.
Mutta järjestelmässä voi käsitellä muitakin kuin saapuvia asioita. Myös tarkastuskierroksia voidaan käsitellä samassa paikassa; kiinteistönhoitaja voi tarkastaa paloturvallisuusasioita tai muita toistuvia tehtäviä. Selkeiden tarkistuslistojen ja muistutusten avulla työ sujuu nopeammin ja helpommin.
Paljonko tiketöintijärjestelmä maksaa?
Tavallinen tiketöintijärjestelmän hintamalli on kiinteä kustannus käyttäjää ja kuukautta kohti. Joskus siihen lisätään aloitusmaksu riippuen siitä, kuinka monta integrointia muihin järjestelmiin vaaditaan.
Tavallisimmat integrointityypit ovat:
- Puhelinliikenne tai puhelinliikenteen, sähköpostin ja chat-toimintojen yhteyskeskus
Tämä yhdistäminen säästää asiakaspalvelun arvokasta aikaa. Asiakkaan soittaessa käsittelijä näkee suoraan numeron perusteella sen, kuka soittaa ja mitä palveluja tai meneillään olevia asioita kyseiseen asiakkaaseen liittyy. - Sähköpostiosoitteet ja asiointipostilaatikot
Useimmilla toimijoilla on useita sähköpostiosoitteita eri tarkoituksiin. Yksi osoite vikailmoituksille ja toinen toiveita varten. Kokoamalla kaikki postilaatikot yhteiseen näkymään käsittelystä tulee helpompaa ja vältytte päällekkäiseltä työltä, tai mikä vielä pahempaa – jonkin asian unohtamiselta. - Talousjärjestelmä
Toimialasta riippuen talousjärjestelmällä voi olla useita tarkoituksia. Esimerkiksi kiinteistönomistaja voi käyttää talousjärjestelmää voidakseen helposti seurata tietyn vuokralaisen vuokranmaksua. Rakennusyhtiön on tärkeää nähdä nopeasti jokaisen osatoimittajan toimituslaskut. Lime tarjoaa integrointimahdollisuuden useisiin talousjärjestelmiin, kuten esimerkiksi Vismaan ja Microsoft Dynamics NAV:iin.
Nämä ovat joitakin esimerkkejä tavallisista integroinneista. Koko järjestelmä koostuu useista palapelin paloista. Limen etuna on, että voimme toimia niin yhtenä palapelin palana kuin koko palapelinäkin – sinun toimintasi määrää lopullisen ratkaisun.
Näin pääsette alkuun
Aina auttaessamme asiakkaitamme pääsemään alkuun, vastaamme ensimmäiseksi moniin eri kysymyksiin. Vaatimusten asettaminen uudelle järjestelmälle on avain onnistumiseen. Kysymme esimerkiksi seuraavat kysymykset:
- Mitkä järjestelmät ja ohjelmat haluatte yhdistää?
- Mitä kanavia käytätte tällä hetkellä suoraan asiakasviestintään?
- Onko teillä valmiita prosesseja saapuvien asioiden käsittelemiseen?
- Minkälaisia työrooleja CRM– tai tiketöintijärjestelmässänne on käytössä tällä hetkellä?
Jos haluat tietää ticketing tool -järjestelmän hinnan omalle toiminnallesi, ota meihin yhteyttä ja autamme sinua löytämään sopivan ratkaisun.