Näin data ja automaatio sujuvoittavat kiinteistöalan arkea

Kiinteistöalalla toistuvia prosesseja on paljon. Kun sama työvaihe tehdään kymmenien asiakkaiden, vuokralaisten tai kohteiden kanssa,  yksittäisistä manuaalisista tehtävistä kasvaa nopeasti iso kokonaisuus. ”Vuokrausprosessin aikana syntyy helposti kymmeniä manuaalisia vaiheita: tietoa kirjataan, kirjeitä lähetetään ja eri järjestelmiä päivitetään moneen paikkaan. Siinä on paljon inhimillisen virheen riskiä ja aikaa kuluu turhaan”, Leijamaa kuvaa.

Anyspacella selkein automaation kohde oli sopimusprosessi. Allekirjoitettu sopimus käynnistää suuren määrän tehtäviä: sisäänajo, avainkoodit, sidosryhmäviestintä ja vuokralaisen perehdytys, kaikki automaattisesti. ”Olemme eliminoineet 98 % tähän prosessiin käytettävästä ajasta”, Sundberg kertoo.

Hyödyt ulottuivat odotettua pidemmälle. Asiakaspalveluun tulee vähemmän toistuvia kysymyksiä, virheet ovat vähentyneet ja koko liiketoiminta on parantunut huomattavasti. Parhaimmillaan automaatio ei siis vain nopeuta sisäistä työtä, vaan tekee palvelusta asiakkaalle selkeämpää, tasalaatuisempaa ja luotettavampaa.

Muutos alkaa pienestä. Kiinteistöalan automaatio ei ala teknologiasta, vaan arjen prosessien ymmärtämisestä. Ensin täytyy tunnistaa, missä työ toistuu, missä tieto liikkuu käsin ja missä kohtaa prosessia syntyy virheitä, viiveitä tai epäselvyyksiä. Leijamaa neuvoo lähtemään liikkeelle omasta arjesta: ”Pysähdy miettimään, missä samat asiat toistuvat ja missä data oikeasti on. Kun prosessit ovat selkeitä ja data keskitettyä, teknologia pystyy auttamaan merkittävästi.”

Sundberg muistuttaa, että kyse on paljon suuremmasta kuin ohjelmistoprojektista. ”Tämä on mahdollisuus tehostaa ja uudistaa omaa liiketoimintamallia, tehdä siitä joustavampi ja ketterämpi. Kun prosessit, automaatio ja data ovat yhdessä paikassa, oman tekemisen kehittämiselle ei ole rajoja.”

Data ja automaatio tuovat suurimman hyödyn silloin, kun ne kytkeytyvät kiinteistöalan todellisiin arjen tarpeisiin: asiakkuuksien hoitoon, vuokrausprosesseihin, viestintään, raportointiin ja palvelun jatkuvaan kehittämiseen. Kun tieto on yhdessä paikassa ja toistuvat työvaiheet hoituvat automaattisesti, organisaatio pystyy käyttämään vähemmän aikaa säätöön ja enemmän aikaa asiakkaiden palvelemiseen.