Wie Daten und Automatisierung den Arbeitsalltag in der Immobilienbranche erleichtern

Viele Abläufe in der Immobilienbranche wiederholen sich regelmäßig. Werden dieselben Arbeitsschritte für Dutzende Kunden, Mieter oder Objekte durchgeführt, summieren sich kleine manuelle Aufgaben schnell zu einem erheblichen Arbeitsaufwand.

„Während eines Vermietungsprozesses fallen oft Dutzende manueller Schritte an: Daten werden eingegeben, Schreiben versendet und verschiedene Systeme mehrfach aktualisiert. Das Fehlerrisiko ist hoch und gleichzeitig geht viel Zeit verloren“, so Leijamaa.

Bei Anyspace lag das größte Automatisierungspotenzial im Vertragsprozess. Sobald ein Vertrag unterschrieben wird, werden zahlreiche Folgeaufgaben automatisch ausgelöst – darunter das Onboarding, die Erstellung von Zugangsdaten, die Kommunikation mit relevanten Beteiligten sowie die Einführung neuer Mieter.

„Wir konnten den Zeitaufwand für diesen Prozess um 98 % reduzieren“, berichtet Sundberg.

Die Vorteile gingen sogar über die ursprünglichen Erwartungen hinaus. Der Kundenservice erhält heute deutlich weniger wiederkehrende Anfragen, Fehler wurden reduziert und die betriebliche Effizienz insgesamt erheblich gesteigert. Im Idealfall beschleunigt Automatisierung nicht nur interne Abläufe – sie sorgt auch für einen transparenteren, konsistenteren und zuverlässigeren Service für die Kundschaft..

Veränderung beginnt mit dem Verständnis der eigenen Arbeitsabläufe. Automatisierung in der Immobilienbranche startet nicht bei der Technologie, sondern bei der Frage, welche Prozesse sich ständig wiederholen, wo Informationen noch manuell weitergegeben werden und an welchen Stellen Fehler, Verzögerungen oder Unsicherheiten entstehen.

Henri Leijamaa empfiehlt, zunächst den eigenen Arbeitsalltag kritisch zu betrachten:

„Halten Sie kurz inne und überlegen Sie, welche Aufgaben sich ständig wiederholen und wo sich Ihre Daten tatsächlich befinden. Sind Prozesse klar definiert und Daten zentral verfügbar, kann Technologie einen enormen Mehrwert schaffen.“

Benjamin Sundberg betont, dass es dabei um weit mehr als die Einführung einer neuen Software geht:

„Das ist eine Chance, das eigene Geschäftsmodell effizienter zu gestalten und zukunftsfähig weiterzuentwickeln. Wenn Prozesse, Automatisierung und Daten an einem Ort zusammengeführt werden, eröffnen sich nahezu unbegrenzte Möglichkeiten, die Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern.“