Hvordan Runö halverede sin kursusadministration med Lime CRM

Runö tilbyder hundredvis af kurser hvert år – fra korte uddannelser til lange forløb. Med en bred deltagergruppe og mange samarbejdspartnere stillede organisationen store krav til administrationen. Kravet var enkelt: et system, der skaber overblik, reducerer manuelt arbejde og holder styr på alle relationer.

Vil du vide, hvad vi kan tilbyde dig?

Book en demo

Dette er Lime til medlemsadministration

Udfordringen: manuelt og tidskrævende

Før Lime arbejdede Runö med Excel og Word. Indkaldelser blev udskrevet og sendt med post, og deltagernes svar blev registreret manuelt. Det var svært at få et overblik over både tidligere kurser og kommende tilmeldinger.

– Vi gik fra Excel, Word og postede indkaldelser til automatiserede flows, hvor deltagernes svar registreres direkte i systemet, siger Marie Latva, kursusadministrativ koordinator og systemansvarlig.

Organisationen havde brug for et system, der reducerede manuelt arbejde, skabte overblik og opfyldte GDPR-krav samt sikker håndtering af deltagerinformation.

Løsningen: Lime CRM – tilpasset virksomheden

Da Marie Latva ledte efter et system, der opfyldte deres ønsker, var det Limes fleksibilitet, der overbeviste hende.

– Det vigtigste for os var, at systemet arbejder for os og kan tilpasses vores behov, i stedet for at vi skal tilpasse vores arbejde efter systemet, fortalte Marie Latva.

Med Lime håndteres forskellige uddannelsesformer på forskellige måder – nogle kurser er åbne for alle, andre kun synlige for udvalgte deltagere. Integration med BankID-signering, automatiserede indkaldelser og en deltagerportal binder hele forløbet sammen.

AI-drevne arbejdsflows klarer i dag det, der tidligere krævede manuel behandling. Kurstilmeldinger, digitale svar og dokumenthåndtering foregår næsten helt automatisk – hvilket både frigiver tid og reducerer risikoen for fejl.

A large building with a flagpole in front of it, surrounded by trees and flowers, suggesting a serene municipality or real estate setting.

En smidig og hurtig implementering

Lime satte sig hurtigt ind i Runös drift, på trods af komplekse uddannelsesstrukturer. Implementeringen foregik med hyppige tests, løbende feedback og justeringer i realtid.

– Det, der virkelig gjorde forskellen, var, at Lime hurtigt forstod vores organisation, selv om vores uddannelsesstrukturer er ret komplekse, forklarer Marie Latva.

Processen fra beslutning til fuld drift gik hurtigere end forventet. Både implementeringsfasen og det løbende samarbejde er præget af faglighed og et fælles fokus på at finde den rigtige løsning.

Resultater: tid, overblik og værdifulde data

Det måske tydeligste tegn på forandringen er, at kursusadministrationen i dag varetages af halvt så mange medarbejdere som tidligere – uden at kapaciteten er mindsket. Et direkte resultat af overgangen fra manuelle processer til automatiserede flows i Lime.

I dag bruges Lime af kursusadministration, undervisere, ledere og samarbejdspartnere. Systemet muliggør blandt andet:

Automatiserede indkaldelser og påmindelser
Digitale kurstilmeldinger via hjemmeside og portal
Statistik og prognoser for deltagerveckor og klimarapportering
Mere strømlinede nyhedsbreve og dokumenthåndtering

Marie Latva

Kursusadministrativ koordinator og systemansvarlig

“Vi har fået langt bedre støtte til driftsplanlægning, statistik og administrativt arbejde. Deltagerne svarer på deres indkaldelser digitalt, og svarene registreres direkte i Lime.”

A serene outdoor space with lush greenery and buildings in the background, ideal for a membership or community-focused organization.

Fremtid og partnerskab

Runö ser Lime som en langsigtet partner. Med Limes fleksibilitet og kompetente supportteam kan Runö fortsætte med at udvikle sin CRM-løsning i takt med, at organisationen udvikler sig – uden at skulle lede efter et nyt system, når nye udfordringer opstår.

“Vi fortsætter med at udvikle vores CRM løbende. Lime er rigtig godt at arbejde med – stabilt og driftssikkert.”

Marie Latva

Kursusadministrativ koordinator og systemansvarlig

Vil du have hjælp til at tage det næste skridt?

Kontakt os, så fortæller vi dig mere om, hvordan du kan bruge dine data til at skabe vækst.

Book en personlig demo

Se, hvad vi tilbyder din branche

Om Runö

Runö er en af Sveriges førende uafhængige uddannelsesorganisationer med et bredt kursusudbud – fra korte programmer til lange forløb inden for ledelse, arbejdsmiljø og personlig udvikling. Som nonprofitorganisation samler de hvert år tusindvis af deltagere fra hele landet og håndterer en stor mængde kurstilmeldinger, deltagerrelationer og kommunikation.