Hoe Runö zijn cursusadministratie halveerde met Lime CRM

Runö biedt honderden cursussen per jaar aan – van korte trainingen tot langdurige programma’s. Met een brede deelnemersgroep en veel samenwerkingspartners werden er hoge eisen gesteld aan de administratie. De behoefte was helder: een systeem dat structuur biedt, handmatig werk vermindert en alle relaties bijhoudt.

Ontdekken wat we kunnen bieden?

Plan een demo

Dit is Lime voor ledenbeheer

De uitdaging: handmatig en tijdrovend

Voor Lime werkte Runö met Excel en Word. Uitnodigingen werden uitgeprint en per post verstuurd, en de reacties van deelnemers werden handmatig geregistreerd. Een goed overzicht krijgen van eerdere cursussen en toekomstige aanmeldingen was lastig.

– We gingen van Excel, Word en verstuurde uitnodigingen per post naar geautomatiseerde flows waarbij de reacties van deelnemers direct in het systeem worden geregistreerd, zegt Marie Latva, coördinator cursusadministratie en systeembeheerder.

De organisatie had een systeem nodig dat handmatig werk verminderde, overzicht bood en voldeed aan de AVG-vereisten en een veilige verwerking van deelnemersinformatie.

De oplossing: Lime CRM – aangepast aan de praktijk

Toen Marie Latva op zoek was naar een systeem dat aan hun wensen voldeed, was het de flexibiliteit van Lime die haar overtuigde.

– Het belangrijkste voor ons was dat het systeem voor ons werkt en kan worden ingericht naar onze behoeften, in plaats van dat wij onze werkwijze moeten aanpassen aan het systeem, aldus Marie Latva.

Met Lime kunnen verschillende opleidingsvormen op verschillende manieren worden beheerd – sommige cursussen zijn zichtbaar voor iedereen, andere alleen voor geselecteerde deelnemers. De integratie met BankID-ondertekening, geautomatiseerde uitnodigingen en een deelnemersportaal verbindt het hele proces.

AI-gestuurde workflows nemen nu het werk over dat voorheen handmatig moest worden gedaan. Cursusaanmeldingen, digitale reacties en documentbeheer verlopen bijna volledig automatisch – wat tijd vrijmaakt en de kans op fouten verkleint.

A large building with a flagpole in front of it, surrounded by trees and flowers, suggesting a serene municipality or real estate setting.

Een soepele en snelle implementatie

Lime verdiepte zich snel in de werkwijze van Runö, ondanks de complexiteit van hun opleidingsstructuur. De implementatie verliep met frequente tests, doorlopende feedback en aanpassingen in real time.

– Wat echt het verschil maakte, was dat Lime onze organisatie snel begreep, ook al zijn onze opleidingsstructuren vrij complex, legt Marie Latva uit.

Het traject van besluitvorming tot volledige ingebruikname verliep sneller dan verwacht. Zowel de implementatiefase als de samenwerking daarna worden gekenmerkt door vakmanschap en een gezamenlijke focus op de juiste oplossing.

Resultaten: tijd, overzicht en waardevolle data

Misschien wel het duidelijkste bewijs van de verandering: de cursusadministratie wordt nu door de helft zo veel mensen afgehandeld als voorheen – zonder dat de capaciteit is afgenomen. Een direct gevolg van de overstap van handmatige processen naar geautomatiseerde flows in Lime.

Lime wordt vandaag de dag gebruikt door cursusadministrateurs, docenten, managers en samenwerkingspartners. Het systeem maakt onder andere mogelijk:

Geautomatiseerde uitnodigingen en herinneringen
Digitale cursusaanmeldingen via website en portaal
Statistieken en prognoses voor deelnemersweken en klimaatrapportage
Gestroomlijnde nieuwsbrieven en documentbeheer

Marie Latva

Coördinator cursusadministratie en systeembeheerder

“We hebben nu veel betere ondersteuning voor operationele planning, statistieken en administratief werk. Deelnemers reageren digitaal op hun uitnodigingen en de reacties worden direct in Lime geregistreerd.”

A serene outdoor space with lush greenery and buildings in the background, ideal for a membership or community-focused organization.

Toekomst en partnerschap

Runö ziet Lime als een langetermijnpartner. Dankzij de flexibiliteit van Lime en het deskundige supportteam kan Runö de CRM-oplossing blijven doorontwikkelen naarmate de organisatie verandert – zonder op zoek te hoeven naar een nieuw systeem wanneer er nieuwe uitdagingen ontstaan.

“We blijven ons CRM doorlopend verder ontwikkelen. Lime is prettig om mee te werken – stabiel en betrouwbaar.”

Marie Latva

Coördinator cursusadministratie en systeembeheerder

Wil je hulp bij het zetten van de volgende stap?

Neem contact met ons op en we vertellen je meer over hoe je je data kunt gebruiken om je bedrijf te laten groeien.

Plan een persoonlijke demo

Bekijk wat we jouw branche te bieden hebben

Over Runö

Runö is een van Zweden’s toonaangevende onafhankelijke onderwijsorganisaties, met een breed cursusaanbod – van korte trainingen tot langdurige programma’s op het gebied van leiderschap, werkomgeving en persoonlijke ontwikkeling. Als non-profitorganisatie brengt Runö jaarlijks duizenden deelnemers uit het hele land samen en verwerkt een groot volume aan cursusaanmeldingen, deelnemersrelaties en communicatie.