Reibungslose Abläufe im Alltag werden zum neuen Wettbewerbsvorteil bei Gewerbeimmobilien

IIn der Immobilienbranche erwarten Kunden von ihren Flächen heute mehr als Quadratmeter, Lage und den richtigen Preis. Im Bereich der Gewerbevermietung entsteht Wettbewerbsvorteil zunehmend dadurch, wie reibungslos sich der Alltag der Mieter gestaltet: Wie schnell geht es voran? Wie klar ist die Kommunikation? Und wie flexibel lässt sich die Fläche an Veränderungen im Unternehmen anpassen?

Lime-Experte Henri Leijamaa und Benjamin Sundberg von Anyspace betrachten das Thema aus der Praxis. Aus beiden Perspektiven wird deutlich: Ein flexibles Flächenmodell basiert nicht allein auf Vertragsbedingungen. Es braucht auch Prozesse, Technologie und Service, die das Mieterlebnis so einfach wie möglich machen.

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Die Erwartungen der Mieter haben sich verändert – die Prozesse nicht immer

Lime verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung im Immobilienbereich und im Kundenmanagement. Leijamaa hat dabei aus erster Hand erlebt, wie sich die Erwartungen von Kunden verändert haben. Seiner Einschätzung nach sind die Erwartungen deutlich gestiegen, während sich die Arbeitsweisen in vielen Unternehmen nicht im gleichen Tempo weiterentwickelt haben.

„In der Immobilienbranche gibt es Situationen, in denen auf Vermieterseite eigentlich alles richtig läuft, das Kundenerlebnis aber trotzdem schlecht ist. Einfach weil der Kunde nicht weiß, was gerade passiert“, erklärt er.

Die gleiche Herausforderung zeigte sich auch in den Anfangstagen von Anyspace. Laut Sundberg fühlte sich der Vermietungsprozess häufig wie ein Hindernislauf an, bei dem hinter jeder Ecke die nächste Verzögerung wartete. In anderen Branchen war die Entwicklung bereits deutlich weiter: Ein Auto lässt sich innerhalb einer Minute per Smartphone mieten, und auf eine Anfrage beim Kundenservice erhält man innerhalb weniger Sekunden eine Antwort.

Auch die Fragen der Kunden zeigen, wohin sich die Gewerbevermietung entwickelt. Die erste Frage dreht sich nicht mehr zwangsläufig um Quadratmeter oder Preis. Stattdessen möchten Kunden wissen, wie schnell sie einziehen können, welche Services verfügbar sind und ob sich die Fläche an die Entwicklung ihres Unternehmens anpassen lässt.

„Die Zukunft von Gewerbeflächen liegt nicht in den Quadratmetern, sondern darin, wie gut der Service rund um diese Flächen funktioniert“, sagt Sundberg.

Flexible Gewerbevermietung braucht die richtige Struktur dahinter

Anyspace hat ein flexibles Mietmodell entwickelt: ein monatlich verlängerbares Modell, das sich an die jeweilige Situation des Mieters anpasst. Das Prinzip ist klar. Damit es im Alltag funktioniert, braucht es jedoch die passenden Prozesse, Systeme und einen entsprechenden Kundenservice.

Ein konkretes Beispiel macht das deutlich: Einer der Kunden von Anyspace brachte ein neues Produkt unter unsicheren Bedingungen auf den Markt. Neben Produktionsflächen benötigte das Unternehmen projektbezogene Arbeitsplätze, Meetingräume und temporäre Lagerflächen – genau dann, wenn der Bedarf entstand, und nicht bereits Monate im Voraus.

Ein klassischer langfristiger Mietvertrag wäre dafür kaum geeignet gewesen. Drei Jahre später verfügt das Unternehmen über eigene Räumlichkeiten mit einer Fläche von 400 Quadratmetern.

Ein solches Modell funktioniert nicht allein auf Basis von Flexibilität und gutem Willen. „Es braucht eine leistungsfähige digitale Plattform, klare Prozesse und einen Kundenservice, der tatsächlich erreichbar ist“, sagt Sundberg.

Leijamaa ergänzt aus praktischer Sicht: „Einzelne flexible Verträge lassen sich noch manuell verwalten. Wenn es aber viele werden, entscheidet die Beherrschbarkeit über den Erfolg. Dann braucht man funktionierende Systeme und klare Prozesse über die gesamte Organisation hinweg.“

Für den Kunden fühlt sich Flexibilität im Idealfall mühelos an. Hinter den Kulissen müssen jedoch zahlreiche Informationen verwaltet werden. Damit Vermieter schnell reagieren und ihre Mieter aktuell informieren können, benötigen sie einen klaren Überblick über das gesamte Kundenverhältnis: Vertragsstatus, Ansprechpartner, offene Anliegen und nächste Schritte.

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Vertrauen in der Vermietungsbeziehung entsteht durch einen gemeinsamen Informationsstand

Flexibilität und Technologie allein sorgen noch nicht für eine reibungslose Vermietungsbeziehung. Aus Sicht des Mieters zählt vor allem, ob er sich auf seinen Vermieter als zuverlässigen Partner verlassen kann – und nicht nur auf eine bestimmte Fläche.

Leijamaa sieht insbesondere in der Kommunikation einen wichtigen Ansatzpunkt für die Weiterentwicklung der Immobilienbranche. Transparenz über die verschiedenen Phasen eines Prozesses ist für ihn ein wesentlicher Bestandteil einer guten Serviceerfahrung.

„Wenn der Kunde weiß, wo die Dinge stehen und was als Nächstes passiert, wächst das Vertrauen. Ohne diese Transparenz kann sich selbst ein gut organisierter Prozess für den Kunden unklar anfühlen.“

Sundberg beschreibt das gewünschte Ergebnis sehr konkret: Wachsende Unternehmen sollen nicht irgendwann nach alternativen Flächen suchen müssen, sondern mit demselben Partner weiterwachsen können.

„Es geht nicht um die Fläche. Es geht um einen Service, der funktioniert.“

In der Praxis setzt ein besseres Kundenerlebnis deshalb voraus, dass Informationen zu Kunden, Verträgen, Ansprechpartnern und nächsten Schritten schnell verfügbar sind. Wenn professionelles Kundenbeziehungsmanagement in der Immobilienbranche etabliert ist, erleben Mieter einen deutlich reibungsloseren Service: Antworten werden schneller gefunden, die Kommunikation bleibt konsistent und die gesamte Organisation weiß, wo die jeweilige Kundenbeziehung gerade steht.

Wie können Sie damit beginnen, das Kundenerlebnis in der Gewerbevermietung zu verbessern?

Sundbergs Empfehlung ist sehr praxisorientiert: Beginnen Sie damit, die Perspektive des Kunden einzunehmen.

Wie reibungslos laufen die Prozesse tatsächlich ab? Wie schnell reagieren Sie auf Veränderungen? Wer weiß, wo ein Vorgang gerade steht?.

„Guter Service bedeutet, einen gemeinsamen Informationsstand zu schaffen. Kunde, Beteiligte und Dienstleister wissen gleichermaßen, was als Nächstes passiert“, fasst er zusammen.

Leijamaa empfiehlt, klein anzufangen: „Versetzen Sie sich für einen Moment in die Situation des Kunden und betrachten Sie den Prozess aus seiner Perspektive. Allein eine klarere Kommunikation kann das Serviceerlebnis bereits deutlich verbessern – ohne große Investitionen.“

Ein flexibles Flächenmodell entsteht nicht allein durch gute Absichten. Es braucht die richtigen Prozesse, funktionierende Technologie und eine konsequente Ausrichtung auf den Kunden.

Wenn sich eine Vermietungsbeziehung einfach, planbar und transparent anfühlt, wird eine Gewerbefläche zu mehr als nur einem Ort. Sie wird zu einem Bestandteil eines reibungslos funktionierenden Geschäftsbetriebs.

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