Die Lücke zwischen den Systemen: Was unverbundene Prozesse Wohnungsunternehmen kosten

ERP, Ticketsystem, Excel-Auswertung: Jedes System erfüllt seinen Zweck. Zeit, Geld und Mieterzufriedenheit gehen dort verloren, wo Informationen von einem System ins nächste wandern müssen.

Dieser Beitrag zeigt, woran Sie diese Lücken erkennen, wie Sie ihre Kosten grob beziffern und wie Poseidon, das größte Wohnungsunternehmen Göteborgs, sie geschlossen hat.

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Das Wichtigste in Kürze

Software fehlt selten. Die Verbindung zwischen den Systemen fehlt.
Schon 15 Minuten Doppelarbeit pro Person und Tag ergeben bei 20 Mitarbeitenden rund 0,6 Vollzeitstellen im Jahr.
Beginnen Sie mit einem einzigen Prozess, zum Beispiel dem Einzug, statt alles auf einmal umzubauen.
Bestehende Systeme können bleiben. Entscheidend ist, dass sie zusammenarbeiten.

Gewachsene Strukturen, getrennte Welten

Kaum ein Wohnungsunternehmen hat seine Prozesse am Reißbrett geplant. Sie sind mit dem Bestand gewachsen, und jede Abteilung hat dabei ihren eigenen Weg gefunden. Das Ergebnis ist eine Systemlandschaft, in der jedes Werkzeug für sich gut funktioniert: das ERP für Bestand und Verträge, das Ticketsystem für die Instandhaltung, die Tabelle für das Reporting.

Zwischen diesen Systemen entstehen Lücken. Eine Schadensmeldung kommt per Telefon, wird im Ticketsystem erfasst, der Mietvertrag liegt im ERP, die Rückmeldung an den Mieter läuft per E-Mail. An jeder dieser Übergaben überträgt jemand Informationen von Hand, fragt nach oder wartet.

Das spüren Ihre Mitarbeitenden, und es spüren Ihre Mieterinnen und Mieter. Sie warten, während intern geklärt wird, ob ein Vorgang überhaupt noch offen ist.

Selbsttest: Fünf Warnsignale

Wie stark betrifft das Thema Ihr Unternehmen? Prüfen Sie, welche Aussagen bei Ihnen zutreffen:

Doppelerfassung: Dieselbe Information wird in mehr als einem System gepflegt.
Unklare Zuständigkeit: Vorgänge bleiben liegen, weil niemand für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Interne Rückfragen: Bevor Mitarbeitende einem Mieter antworten können, müssen sie erst bei Kolleginnen und Kollegen nachfragen.
Mieter fragen nach: Mieter melden sich selbst, um den Stand ihres Anliegens zu erfahren, weil sie nicht informiert wurden.
Verlorene Übergaben: Beim Wechsel zwischen Abteilungen, etwa beim Einzug, gehen Details verloren, und der Mieter muss alles noch einmal erzählen.

Rechenbeispiel: Was die Lücke kostet

Ein grober Überschlag reicht, um zu entscheiden, ob das Thema Priorität verdient:

Annahme	Wert
Mitarbeitende mit Doppelarbeit	20
Verlorene Zeit pro Person und Tag	15 Minuten
Arbeitstage pro Jahr	220
Verlorene Zeit pro Jahr	rund 1.100 Stunden
Entspricht etwa	0,6 Vollzeitstellen

Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Nicht eingerechnet sind Folgekosten wie zusätzliche Anrufe von Mietern, Fehler durch veraltete Daten oder die sinkende Zufriedenheit im Bestand.

So gehen Sie vor: erst den Prozess verstehen,
dann das System wählen

Viele Digitalisierungsprojekte starten mit der Softwareauswahl. Erfolgreicher ist der umgekehrte Weg. Nehmen Sie sich einen einzigen Prozess vor, zum Beispiel den Einzug eines neuen Mieters, und halten Sie fest:

Wo wartet der Vorgang, und auf wen?
Wer ist beteiligt?
Welche Systeme enthalten die nötigen Informationen?
Wo werden Daten erneut erfasst?

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Danach wissen Sie genau, welche Schritte Sie verbessern müssen. Erst dann lohnt die Suche nach einer passenden Lösung. Diese vier Fragen helfen dabei

Verbinden statt ersetzen: Bindet die Lösung Ihre bestehenden Systeme an, oder verlangt sie, eines abzulösen, das gut funktioniert?
Ein gemeinsames Bild: Sehen alle Abteilungen denselben aktuellen Stand statt eines Berichts von gestern?
Klare Verantwortung: Bekommt jeder nächste Schritt eine zuständige Person, damit nichts liegen bleibt?
Schrittweise Einführung: Lässt sich ein Prozess nach dem anderen standardisieren?

Praxisbeispiel Poseidon: Acht Dankesnachrichten in wenigen Tagen

Poseidon ist mit rund 60.000 Mieterinnen und Mietern das größte Wohnungsunternehmen in Göteborg. Das Ziel: bessere Erreichbarkeit und ein besseres Wohnerlebnis.

Statt einem Standard-Lastenheft zu folgen, hat Poseidon gemeinsam mit Lime Prozesse entwickelt, die zu den eigenen Anforderungen passen. Grundlage war Limes Erfahrung aus der Immobilienbranche.

Der Ansatz: Best of Breed. Lime arbeitet Seite an Seite mit den Systemen, die Poseidon bereits nutzt.

Was sich geändert hat:

Vorgänge landen automatisch bei der zuständigen Abteilung oder Person.
Tut sich etwas in einem Vorgang, erhalten Mieter automatisch eine Benachrichtigung über die Mieter-App.
Wenige Tage nach dem Start der neuen Vorgangsbearbeitung bemerkte einer von Poseidons Hausmeistern den Unterschied:

„Früher im Jahr hatte ich nach erledigten Vorgängen gerade einmal ein oder zwei Dankesnachrichten von Mietern bekommen. Innerhalb weniger Tage waren es acht, einfach weil die Mieter es geschätzt haben, auf dem Laufenden gehalten zu werden.“

Poseidon zeigt: Wer bestehende Systeme verbindet und Abläufe verschlankt, entlastet die Mitarbeitenden und verbessert zugleich das Erlebnis der Mieter.

Kundenbericht Poseidon

Lime für die Wohnungswirtschaft

Lime ist seit mehr als 15 Jahren in der Immobilienbranche aktiv und unterstützt Wohnungsunternehmen dabei, abteilungsübergreifende Prozesse zu strukturieren und Informationen aus bestehenden Systemen zusammenzuführen. Jedes Projekt beginnt mit den Fragen, auf die es ankommt:

Welche Abläufe verursachen heute den größten Aufwand?
Wo entstehen unnötige Übergaben?
Welche Informationen werden an mehreren Stellen gepflegt?
Welche Prozesse lassen sich standardisieren?
Wo fällt der Mieter durchs Raster?

Erst auf dieser Grundlage entsteht eine Digitalisierungsstrategie. Lime begleitet sie als Partner, von der Zieldefinition über die Einführung bis zur kontinuierlichen Verbesserung.

Wo liegen die Lücken in Ihren Prozessen? Lassen Sie es uns gemeinsam herausfinden.

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Häufige Fragen

Müssen wir unser ERP-System ersetzen?

Nein. Lime bindet bestehende ERP-Systeme wie Wodis, Aareon und SAP über offene Schnittstellen an, ebenso weitere branchenspezifische Lösungen.

Womit sollten wir anfangen?

Mit dem Prozess, der heute den größten Aufwand verursacht oder bei dem Mieter am häufigsten nachfragen. Der Einzug ist dafür oft ein guter Kandidat.

Welche Prozesse deckt Lime ab?

Die gesamte Customer Journey: von der ersten Anfrage über Vermietung, laufendes Mietverhältnis, Ticketmanagement, Kommunikation und technischen Service bis zur langfristigen Bestandsbewirtschaftung.

Arbeitet Lime mit Implementierungspartnern?

Nein. Entwicklung, Vertrieb, Implementierung und Support liegen bei Lime in einer Hand. Für Wohnungsunternehmen in Deutschland ist Lime mit einem eigenen Büro in Köln direkt ansprechbar.