Från Excel-listor till datadrivna beslut

Från Excel-listor till datadrivna beslut – Aptits resa med Lime Go

Sedan starten 1998 har Aptit.se levererat mat till arbetsplatser och företag i Stockholm och Göteborg. Med över 120 samarbetsrestauranger och 1 000+ företagskunder har bolaget växt från att vara en ren matleverantör till att bli en helhetsleverantör av trivsel på kontoret – med mat, fika och frukost som konkurrensfördelar.

Men bakom den smidiga kundupplevelsen fanns länge en manuell och splittrad försäljningsprocess som bromsade teamets effektivitet. Det var då Lime Go kom in i bilden.

“…Vi behövde ett system som gav struktur utan att bli för komplext,” konstaterar Erika.

Utmaningen: manuellt, utspritt och ineffektivt

Innan Lime Go präglades försäljningsarbetet av manuella processer. Kunder hittades via externa databaser som Alla Bolag och hanterades i Excel-listor. Informationen var utspridd, svår att uppdatera – och beroende av enskilda säljares minne och struktur. När verksamheten växte blev behovet av tydlighet, kontroll och professionalism allt tydligare.

“Det var inte optimalt – varken för oss eller för kunden. Vi behövde ett system som gav struktur utan att bli för komplext,” säger Erika.

Konkreta utmaningar:

• Flera säljare kunde kontakta samma kund parallellt – utan insyn
• Uppföljning och historik var tidskrävande och osäker
• Brist på överblick skapade ineffektivitet och förvirring

Valet av Lime Go – struktur utan krångel

Valet av Lime Go gjordes delvis via rekommendationer och nätverk – och har sedan dess visat sig vara ett strategiskt rätt beslut. Det som gjorde att Aptit fastnade för systemet var kombinationen av enkelhet och anpassningsbarhet vilket skapade trygghet både internt och externt.

“Lime Go ger struktur utan att bli för komplext. Det går att skräddarsy funktioner efter våra behov – vilket har varit avgörande.”

En tydligare vardag – för både säljare och ledning

Funktioner som gjorde störst skillnad direkt:

• All kundinformation samlad på ett ställe
• Tydliga pipelines för att följa affärer genom hela säljprocessen
• Ansvarsfördelning – full insyn i vem som kontaktar vilken kund

Sedan Erika tog över ansvaret för säljteamet och Lime Go har systemets möjligheter verkligen öppnats upp. Med stöd från Lime har Aptit kunnat strukturera och optimera arbetssättet efter sina unika behov.

Tydliga förändringar i arbetsprocessen:

• Mer strukturerade rutiner för kundkontakt
• Bättre samarbete och kommunikation inom teamet
• Gemensam insyn i var varje affär befinner sig

“Som säljansvarig har jag i dag en tydlig överblick över säljarnas aktiviteter, var i processen olika affärer befinner sig och var vi eventuellt fastnar. Våra avstämningar har blivit mycket mer effektiva och konkreta,” säger Erika.

Resultat: kontroll, effektivitet och datadriven försäljning

Effekterna av Lime Go märks tydligt i vardagen:

• Mindre administration – mer tid för kunddialog
• Mer konsekvent uppföljning av leads och affärer
• Bättre kontroll över kundrelationer – både historiskt och framåt

Det har också blivit enklare att identifiera nya affärsmöjligheter genom att hitta liknande företag och branscher bland befintliga kunder. Samarbetet inom teamet har också förbättrats tydligt. Med gemensam insyn, tydligare ansvarsfördelning och bättre kommunikation har tryggheten ökat – både internt och gentemot kund

”Vi har i dag en helt annan överblick över både pågående och historiska kundrelationer, vilket gör försäljningsarbetet mer datadrivet och långsiktigt.”

Nästa steg: analysera smarter, fokusera mer

Med över 25 år i branschen och en stor kunddatabas blickar Aptit nu framåt. Nästa steg är att bli ännu bättre på att analysera och använda datan – exempelvis genom branschindelning med SNI-koder – för att fokusera på rätt kunder och prioritera smartare.

”Även för ett mindre företag är struktur helt avgörande. Lime Go hjälper oss att hålla hög kvalitet hela vägen – från första kundkontakt till leverans. För oss är det en viktig del i att kunna leva upp till våra kunders höga förväntningar redan från start.” Säger Erika